Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ


Câu 1: Vai trò, vị trí của công tác BQTLLT?

BQTLLT là công tác tổ chức và thực hiện các biện pháp, trong đó chủ yếu là các biện pháp khoa học kỹ thuật để bảo vệ an toàn và kéo dài tuổi thọ của tài liệu, nhằm phục vụ tốt nhất cho việc sử dụng chúng trong hiện tại và tương lai.

Thực tế đã chứng minh rằng, tuổi thọ của tài liệu dài hay ngắn còn tùy thuộc vào điều kiện bảo quản chúng. Để lưu giữ tài liệu tồn tại được bền lâu, không bị sờn, rách, hư hỏng hoặc mất mát bởi tác động của tự nhiên và con người thì phải áp dụng các biện pháp kỹ thuật tiên tiến, phải có chế độ bảo quản chặt chẽ.

Đặc điểm của nước ta là nằm trong khu vực nhiệt đới gió mùa, nên khí hậu rất phức tạp. Điều kiện thiên nhiên mỗi vùng một khác, các loại vi sinh vật và vi sinh vật phá hoại tài liệu phát triển nhanh, điều đó đã gây nên những khó khăn phức tạp cho công tác BQTLLT. Bên cạnh đó, trong hai cuộc kháng chiến chống thực dân Pháp và đế quốc Mỹ xâm lược, TLLT đã phải đưa đi sơ tán, di chuyển nhiều lần, điều kiện bảo quản không đảm bảo, nhiều tài liệu cũ bị hư hại nghiêm trọng, cộng thêm các điều kiện chủ quan khác như việc phá hoại, đánh cắp TLLT… Do vậy, công tác BQTLLT càng thêm nặng nề, không những phải chống lại những tác hại do yếu tố tự nhiên gây ra, mà còn phải phòng chống cả sự phá hoại, đánh cắp tài liệu của kẻ địch. Do đó, nhiệm vụ của công tác BQTLLT trước hết là nghiên cứu các nguyên nhân dẫn đến sự hư hỏng, mất mát tài liệu, để từ đó tìm ra các biện pháp nhằm bảo vệ có hiệu quả TLLT.

Image(16)

TLLT là sản phẩm phản ánh trực tiếp hoạt động của các cơ quan, chứa đựng nhiều bí mật quốc gia; mặt khác vì chúng là những tài liệu gốc, nếu bị hư hỏng, mất mát hoặc thất lạc thì không làm lại được và có thể gây nên những tổn thất lớn. Bởi vậy, chúng cần được bảo quản tốt tại các phòng kho lưu trữ, việc nghiên cứu sử dụng chúng phải tuân theo những quy định chặt chẽ, chứ không thể đem ra trao đổi, mua bán hoặc sử dụng tùy tiện.

Trong thực tiễn đã chứng minh rằng, bất cứ cơ quan nào, dù lớn hay nhỏ, trong khi thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình ít nhiều đều cần đến TLLT hoặc dùng làm bằng chứng để giải quyết công việc cụ thể hoặc tìm thấy những thông tin cần thiết và đáng tin cậy để phục vụ cho việc nghiên cứu tình hình, tổng kết va đúc rút kinh nghiệm công tác, vạch chủ trương, chính sách, đề ra các quyết định về quản lý. Trong quá trình xây dựng nền văn hóa mới của dân tộc, TLLT có ý nghĩa to lớn, bởi trong quá trình này, việc kế thừa những tinh hoa văn hóa mà cha ông ta trải qua bao thế hệ đã hun đúc nên; từ TLLT có thể rút ra nhiều thông tin bổ ích cho việc giáo dục truyền thống cách mạng, nâng cao lòng tự hào dân tộc, xây dựng con người mới XHCN, nền KHTK tiên tiến, nền văn học nghệ thuật cách mạng, giàu tính dân tộc. Đặc biệt trong công cuộc đổi mới ngày nay, cùng với sự phát triển ngày càng cao của KHKT, thì tài liệu lưu trữ lại càng quan trọng, nó đóng góp vào việc xây dựng chiến lược kinh tế cũng như quy hoạch, kế hoạch kinh tế được hoàn chỉnh, sát thực và có cơ sở khoa học. TLLT còn giúp các nhà thiết kế, chế tạo lựa chọn được những phương án tối ưu cho công trình của mình, chắp cánh cho những sáng chế và phát minh mới có giá trị.

Từ những ý nghĩa của TLLT, đòi hỏi công tác BQTLLT phải được thực hiện tốt. BQTLLT có vị trí và vai trò rất quan trọng trong nghiệp vụ công tác lưu trữ, nếu BQTLLT mà không được làm tốt thì sẽ dẫn đến hệ quả là không có TLLT để nghiên cứu, sử dụng vào các mục đích phục vụ hoạt động của con người, vì mục đích cuối cùng của việc lưu trữ tài liệu là nhằm đưa ra để con người khai thác sử dụng vào những hoạt động của thực tiễn, chứ không phải là bảo quản cho tốt là được. Trong BQTLLT chỉ cần lơ là một khâu nghiệp vụ thôi thì hậu quả khó lường, và nếu để những sai lầm xảy ra thì không thể có cơ hội sửa chữa, sẽ làm mất đi nguồn TLLT quý giá – di sản của dân tộc. Chính vì tầm quan trọng của BQTLLT như vậy, nên công tác BQTLLT đã được Nhà nước quy định tại khoản 1, Điều17 của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia: “Tài liệu lưu trữ phải được bảo quản an toàn trong kho lưu trữ” và để cụ thể hóa vấn đề này, tại Điều 14  Nghị định 111/NĐ-CP ngày 8/4/2004 đã quy định chi tiết về công tác BQTLLT . Đây chính là thể hiện sự quan tâm của Đảng và Nhà nước ta đối với công tác BQTLLT, nhất là trong thời kỳ hội nhập kinh tế hiện nay.

Câu 2: Nhận xét của học viên về các quy định của Nhà nước đối với công tác BQTLLT ở Việt Nam?

TL

Đảng, Nhà nước rất quan tâm đến công tác BQTLLT ở Việt Nam. Những quan tâm đó được thể hiện trên các văn bản sau:

- Pháp lệnh TLLTQG

- Nghị định 111/NĐ-CP, ngày 8/4/2004 của Chính phủ Quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia

- Chỉ thị số: 726/TTg  của Thủ tướng Chính phủ  ngày 4 tháng 9 năm 1997 Về tăng cường chỉ đạo công tác lưu trữ trong thời gian tới

- Công văn số: 260 / VTLTNN- NVĐP,  ngày 06/5/2005 của Cục VTLTNN v/v hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư và lưu trữ cơ quan.

- Cục LTNN có Công văn số 111/NVĐP ngày 04/4/1995 v/v hướng dẫn BQTLLT

Tại khoản 1, Điều 17 Pháp lệnh TLLTQG quy định: “Tài liệu lưu trữ phải được bảo quản an toàn trong kho lưu trữ”. Để cụ thể hóa vấn đề này, Nghị định 111/NĐ-CP ngày 8/4/2004 tại Điều 14 đã quy định chi tiết thi hành như sau:

1. Tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức phải được bảo vệ, bảo quản an toàn trong kho lưu trữ.

2. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo thực hiện các quy định sau đây về bảo quản tài liệu lưu trữ:

a) Xây dựng hoặc bố trí kho lưu trữ theo đúng tiêu chuẩn quy định;

b) Thực hiện các biện pháp phòng, chống cháy, nổ; phòng, chống thiên tai; phòng gian, bảo mật đối với kho lưu trữ và tài liệu lưu trữ;

c) Trang bị đầy đủ các thiết bị kỹ thuật, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ;

d) Duy trì nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng phù hợp với từng loại hình tài liệu lưu trữ;

đ) Thực hiện các biện pháp phòng, chống côn trùng, nấm mốc, khử a-xít và các tác nhân khác gây hư hỏng tài liệu;

e) Tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ bị hư hỏng hoặc có nguy cơ bị hư hỏng;

g) Thực hiện chế độ bảo hiểm tài liệu lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ đặc biệt quý, hiếm.

3. Tiêu chuẩn các loại kho lưu trữ do Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định.

4. Kỹ thuật bảo quản tài liệu lưu trữ được thực hiện theo hướng dẫn của Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.

Trong các quy định định trên đã thể hiện rõ tầm quan trọng của việc BQTLLT và trách nhiệm của người đứng đầu các cơ quan, tổ chức. Trong đó đã thể hiện tất cả các nghiệp vụ cơ bản của công tác BQTLLT.

* Về kỹ thuật BQTLLT đã được Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước cụ thể hóa trong Công văn số 111/NVĐP ngày 04/4/1995 v/v hướng dẫn bảo quản TLLT, gồm những điểm chính sau:

Bảo quản tài liệu bao gồm các lĩnh vực:

a) Kho bảo quản.

b) Trang thiết bị bảo quản.

c) Tổ chức tài liệu trong kho.

d) Thực hiện các biện pháp, kỹ thuật bảo quản.

e) Tu bổ, phục chế tài liệu.

I – KHO BảO QUảN.

1. Địa điểm kho.

2. Quy mô kho.

3. Mặt bằng và hướng nhà kho.

4. Diện tích các phòng kho.

5. Lối đi.

6. Tường kho.

7. Cửa kho.

8. Chiều cao kho.

9. Tải trọng sàn kho.

10. Hệ thống điện trong kho.

11. Hệ thống nước của kho.

12. Chế độ nhiệt độ – độ ẩm.

14. Chế độ thông gió.

15. Trong trường hợp phải dùng lại những ngôi nhà hoặc các phòng làm việc cũ để làm kho bảo quản tài liệu thì phải cải tạo lại cho phù hợp với yêu cầu bảo quản an toàn tài liệu. Đặc biệt lưu ý tới tải trọng sàn, cần cải tạo lại cửa sổ, cửa ra vào, hệ thống điện nước.

II – TRANG THIếT Bị BảO QUảN.

1. Phương tiện bảo quản.

2. Dụng cụ đo nhiệt độ – độ ẩm.

3. Quạt thông gió.

4. Máy hút ẩm, máy điều hoà không khí.

5. Thiết bị phòng chống cháy.

6. Dụng cụ làm vệ sinh tài liệu.

III – Tổ CHứC TàI LIệU TRONG KHO.

1. Xử lý tài liệu trước khi nhập kho.

2. Xếp tài liệu trên giá.

3. Lập sơ đồ giá trong kho.

4. Đưa tài liệu ra sử dụng.

5. Kiểm tra tài liệu trong kho.

IV – CáC BIệN PHáP Kỹ THUậT BảO QUảN.

1. Chống ẩm.

2. Chống nấm mốc.

3. Chống côn trùng.

4. Chống mối.

5. Chống chuột.

V – TU Bổ, PHụC CHế, LậP PHÔNG BảO HIểM.

Việc tu bổ, phục chế, lập phông bảo hiểm cho tài liệu được tiến hành theo hướng dẫn riêng của Cục Lưu trữ Nhà nước.

Nhận xét chung: Nhà nước đã có những quy định rất cụ thể, chi tiết về công tác BQTLLT, các quy định trên đã được áp dụng vào các kho lưu trữ. Nhưng tồn tại hiện nay đối với công tác này ở các kho lưu trữ luân chuyển của các cơ quan, tổ chức thường là các trang thiết bị phục vụ cho công tác BQTLLT. Những trang thiết bị này vừa thiếu, vừa lạc hậu; hệ thống kho tàng ở một số cơ quan, tổ chức còn tạm bợ; nguồn nhân lực đầu tư cho công tác này vừa thiếu về số lượng, vừa yếu về chuyên môn. Hơn nữa, việc hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc của các cơ quan quản lý thường ít sâu sát, thường phó mặc cho

 

 

Câu 3: Cơ quan anh (chị) đã có những văn bản nào quy định về công tác BQTLLT? Hãy nhận xét về những quy định đó?

Kho lưu trữ Bộ Tư lệnh Bộ đội Biên phòng là kho luân chuyển, thuộc lưu trữ chuyên ngành Quân đội. Về cơ bản, công tác lưu trữ được thực hiện theo đúng các quy định của Nhà nước và của Quân đội.

Về công tác BQTLLT, rất được thủ trưởng các cấp quan tâm, đặc biệt được tổ chức một Phòng riêng (Phòng VTBM-LT) để chỉ đạo toàn lực lượng về công tác VTBM-LT.

Để thực hiện bảo quản an toàn TLLT theo yêu cầu của Pháp lệnh bảo vệ TLLT quốc gia, BQP đã triển khai Hướng dẫn việc thực hiện Công văn số 111/NVĐP ngày 04/4/1995 của Cục LTNN về việc hướng dẫn bảo quản TLLT. Đây là một văn bản đề cập một cách khá toàn diện về công tác BQTLLT và Lưu trữ Bộ Quốc phòng cũng áp dụng một cách triệt để.

Bộ Quốc phòng có một số quy định sau về công tác BQTLLT:

- QĐ 859/QĐ-QP ngày 21/9/1995 về việc tổ chức hệ thống các kho lưu trữ quân đội. Trong văn bản này cũng có quy định về BQTLLT ở hệ thống các kho này, nhưng mang tính chung chung, không cụ thể.

- QĐ số 1852/QĐ-QP ngày 18/10/1996 của Bộ Quốc phòng về việc ban hành Quy định về tiêu chuẩn xây dựng kho lưu trữ chuyên dùng cấp Quân khu. Tại quyết định này đã quy định rõ về các yêu cầu chung của kho lưu trữ chuyên dùng cấp Quân khu trong hệ thống kho lưu trữ quân đội như:

+ Về quy mô: có sức chứa 4.400m giá tài liệu, dự kiến phát triển 20 năm.

+ Về diện tích cần thiết: Quy định rõ về diện tích, quy mô các phòng chức năng của kho như: Phòng tiếp nhận và khử trùng tài liệu, phòng xử lý kỹ thuật tài liệu, phòng đặt thiết bị chống cháy, khu xử lý tri thức, phòng quản lý công cụ tra cứu và tiếp độc giả, phòng đọc tài liệu, phòng trưng bày các tài liệu, phòng máy tính, phòng sao chụp tài liệu, phòng làm việc của cán bộ, phòng bảo vệ và trực, phòng bảo quản vật chất thường xuyên.

+ Về địa điểm xây dựng: Cơ bản theo đúng các văn bản hướng dẫn của Nhà nước và của Cục LTNN.

+ Quy cách xây dựng: Kết cấu vững chắc (tải trọng sàn từ 800-1000kg/m2), chịu bão cấp 11-12, động đất 6-7 độ rích-te). Có các hậ thống PCCC, chống đột nhập; hệ thống điện, nước đảm bảo.

+ Về kiến trúc: đảm bảo là một công trình văn hóa, phù hợp cảnh quan.

+ Về trang thiết bị: Có giá đựng sức chứa 4.400m TL; máy điều hòa không khí, máy hút ẩm, thiết bị đo độ ẩm đảm bảo yêu cầu duy trì nhiệt độ, độ ẩm cho bảo quản; máy tính, photo, tủ đựng công cụ tài liệu…

- Chỉ thị số 08/ĐUQSTW ngày 14/2/1997 của Đảng ủy QSTW về chấn chỉnh công tác lưu trữ. Để thực hiện Chỉ thị này, Bộ Quốc phòng có KH số 575/KH/BQP để tổ chức thực hiên. Trong KH này có đề cập tới việc củng cố và từng bước nâng cấp xây dựng kho lưu trữ, trong đó nêu rõ:

Trong năm 1997-1998, các kho lưu trữ ở các quân khu, quân đoàn, quân chủng, binh chủng, học viện, nhà trường trực thuộc Bộ, các BCHQS tỉnh, thàh phố cần được củng cố và bổ sung cho đủ diện tích và trang thiết bị tối thiểu để đảm bảo an toàn cho tài liệu hiện có và thu từ các cơ quan, đơn vị trực thuộc. Đối với những kho lưu trữ tài liệu đòi hỏi yêu cầu bảo quản cao như phim, ảnh, ghi âm, ghi hình… cần có các trang bị để bảo quản (như điều hòa nhiệt độ, hút ẩm…). Đơn vị quản lý cần kết hợp với cơ quan tài chính để bảo đảm kinh phí cho hoạt động thường xuyên của các kho này. Nếu quá khả năng giải quyết của cấp mình thì báo cáo lên Bộ.

Trên cơ sở các văn bản của Bộ Quốc phòng, kho lưu trữ Bộ Tư lệnh Bộ đội Biên phòng đã nghiêm chỉnh chấp hành các quy định và hướng dẫn của trên; đồng thời đã ra được Quy chế số 112/QC-BTL về Bảo quản và sử dụng TLLT tại kho lưu trữ Bộ Tư lệnh, từng bước đưa công tác BQTLLT đi vào nề nếp và từ khi thành lập đến nay luôn BQTLLT an toàn, chưa để xảy ra sự cố gì.

Câu 4: Anh (chị) cho biết những ưu, nhược điểm về công tác BQTLLT ở cơ quan và hướng khắc phục những nhược điểm đó?

TL:

Ưu điểm:

- Có một hệ thống văn bản hướng dẫn về công tác BQTLLT khá hoàn chỉnh của Nhà nước và của Bộ Quốc phòng.

- Có sự quan tâm sâu sát của thủ trưởng cơ quan đối với BQTLLT.

- Đã đầu tư xây dựng kho lưu trữ hiện đại, phù hợp với điều kiện hiện nay.

- Đã bước đầu trang bị một số phương tiện phục vụ cho nghiệp vụ BQTLLT

-

Nhược điểm:

- Nhận thức về công tác BQTLLT còn có những hạn chế.

- Chưa đầu tư đúng mức về vật chất và nguồn nhân lực phục vụ công tác này

- Chưa chú trọng đào tạo cán bộ có nghiệp vụ vững vàng để đảm nhận việc BQTLLT, nhất là việc khôi phục TLLT, nghiên cứu xử lý những sự cố đối với kho tàng…

Sưu tầm Trần Vũ Thành

About these ads

Gửi phản hồi

Mời bạn điền thông tin vào ô dưới đây hoặc kích vào một biểu tượng để đăng nhập:

WordPress.com Logo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản WordPress.com Log Out / Thay đổi )

Twitter picture

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Twitter Log Out / Thay đổi )

Facebook photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Facebook Log Out / Thay đổi )

Google+ photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Google+ Log Out / Thay đổi )

Connecting to %s