Kỹ thuật soạn thảo văn bản


Những yêu cầu chung của STVB:

Việc STVB và BHVB phải đáp ứng 5 yêu cầu cơ bản:

- VB phải được ST và BH đúng thẩm quyền và đúng công dụng (yêu cầu quan trọng nhất).

- VB phải đảm bảo các yếu tố về mặt thể thức

- VB phải đảm bảo những yêu cầu về mặt nội dung

- VB phải đảm bảo những yêu cầu về trình bày và diễn đạt

- Đảm bảo quy trình soạn thảo và ban hành

1.1. Về thẩm quyền BHVB:

- Thẩm quyền BHVB là giới hạn về quyền của cơ quan, tổ chức, cá nhân trong việc BHVB. Bởi vì VB là một hình thức thể hiện quyền lực của các cơ quan, tổ chức, cá nhân. Vì vậy phải có giới hạn, nếu không sẽ dẫn đến sự tuỳ tiện, đòng nghĩa với tuỳ tiện về quyền lực.

- Có 2 vấn đề cơ bản trong giới hạn về quyền BHVB:

+ Giới hạn về hình thức văn bản (thể loại VB): Theo NĐ110 có 3 nhóm VB: VBQPPL, VB hành chính và VB chuyên môn kỹ thuật. Trong 9 loại VBQPPL (kể tên) thì Lệnh do CTN và một số cơ quan BVPL ban hành; NQ có 5 CQBH được gọi là QPPL gồm: QH, UBTVQH, CP, HĐND các cấp, HĐTP của TANDTC; QĐ có 2 loại: 1 loại là QPPL và loại kia là cá biệt (VB hành chính).

+ Giới hạn về nội dung VB:

Có 5 loại VB luôn là QPPL gồm: Luật, Pháp lệnh, NĐ, Thông tư, NQ (của 5 loại cơ quan).

Các tiêu chí phân biệt VBQPPL:

+ Tiêu chí chứa các quy tắc xử sự chung áp dụng cho loại đối tượng không xác định, lâu dài, nhiều lần (VD:…)

+ Tiêu chí tác giả

+ Tiêu chí nội dung (mang tính cá biệt, áp dụng 1 lần thì không phải là QPPL)

VD: QĐ của Bộ trưởng GDĐT ban hành Quy chế rèn luyện của sinh viên. Về tiêu chí tác giả: đáp ứng; tiêu chí nội dung: loại đối tượng chung, áp dụng nhiều lần, cho nên nó là VBQPPL.

1.2. Về thể thức VB:

- Thể thức VB được quy định bởi Thông tư 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 6/5/2005 của Bộ Nội vụ.

Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành VB, bao gồm những thành phần chung áp dụng đối với các loại VB và các thành phần bổ sung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại VB nhất định theo quy định tại NĐ110/2004/NĐ-CP ngày 8/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư.

Kỹ thuật trình bày VB quy định tại TT55 bao gồm khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang VB, vị trí trình bày các thành phần thể thức, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ và các chi tiết trình bày khác, được ap dụng đối với VB được soạn thảo trên máy vi tính sử dụng chương trình STVB (như MS Word) và in ra giấy; có thể áp dụng đối với VB được soạn thảo bằng các phương pháp hay phương tiện kỹ thuật khác hoặc đối với VB được làm trên giấy mẫu in sẵn; không áp dụng đối với VB được in thành sách, in trên báo, tạp chí và các loại ấn phẩm khác.

- Theo thông tư 55, TTVB gồm có: Quốc hiệu, Tên CQ, t/c BHVB, số-ký hiệu VB, địa danh và ngày tháng năm BHVB, tên loại và TYND của VB, nội dung VB, chức vụ-họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền, dấu của cơ quan-tổ chức, nơi nhận, dấu chri mức độ khẩn, mật, các thành phần thể thức khác (địa chỉ cơ quan, tổ chức, địa chỉ E-mail, địa chỉ mạng, số điện thoai, telex, fax), các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành, ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành,chỉ dẫn phụ lục, số trang.

1.3. Yêu cầu về nội dung VB: gồm 4 vấn đề:

- Tính khoa học

- Tính mục đích

- Tính khả thi

- Không trái pháp luật hiện hành (hợp hiến, hợp pháp)

* Đối với tính khoa học: Văn bản phải có bố cục hợp lý (chia thành các chương, phần, mục, tiểu mục…), liều lượng thông tin dành cho từng chương, mục phải tương xứng. Các vấn đề nêu ra trong VB phải có căn cứ, cơ sở và có xuất xứ (VD: Ban hành QĐ…). Trong VB phải có sự phân tích và lập luận một cách chặt chẽ.

* Tính mục đích: VB ban hành nhằm mục đích phục vụ cho nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức. Do đó phải xác định được nội dung VB phải xoay quanh một chủ đề có liên quan đến việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan. Khi xác định mục đích, cần phải trả lời được câu hỏi:  VB ban hành để làm gì? Nhằm giải quyết vấn đề gì? Giới hạn vấn đề đến đâu?

* Tính khả thi: Một VB khi ban hành đòi hỏi phải có tính khả thi trong thực tế. Đây là yêu cầu tối thiểu, vì nếu không có tính khả thi, văn bản sẽ bị “chết” hoặc phản tác dụng.

* Không trái PLHH: Sở dĩ người ta quy định như vậy là vì trong hoạt động quản lý nói chung và hoạt động QLNN nói riêng luôn cần có sự thống nhất, nếu không thống nhất thì mệnh lệnh của cấp trên không được thực thi, không được hiểu đúng, không được triển khai trong thực tiễn. Nếu không thống nhất sẽ dẫn đến tình trạng nơi này thì thực hiện, nơi khác lại không thực hiện… không đảm bảo cho sự phát triển của đất nước.

Để có sự thống nhất cao trong hoạt động quản lý thì yêu cầu các VB của cấp dưới không được trái với những quy định của cấp trên, đồng thời không được trái với PLHH là một yêu cầu hàng đầu (VD: khi ban hành VBQPPL không trái với Luật BHVBQPPL…).

Để VB không trái với PLHH, khi trình bày nội dung VB cần chú ý các vấn đề sau:

+ Phải nêu các căn cứ pháp lý (đặc biệt là các VBQPPL)

+ Không được sử dụng VBPL đã hết hiệu lực

+ Nếu thấy các quy định không phù hợp với CQ, tổ chức thì phải phản ánh với cấp trên

+ Nếu nội dung VB trái PLHH thì CQ và người có trách nhiệm sẽ bị xử lý (đình chỉ thi hành, huỷ bỏ VB, xác định trách nhiệm hành chính, thậm chí truy cứu trách nhiệm hình sự)

1.4. VB phải đảm bảo những yêu cầu về trình bày và diễn đạt

- Để diễn đạt văn bản, người ta phải dùng văn phong hành chính. Văn phong hành chính là phong cách sử dụng ngôn ngữ để trình bày, diễn đạt VB trong hoạt động quản lý. VPHC có 6 dặc điểm:

+ Chuẩn mực: đúng ngữ pháp, từ ngữ chuẩn xác, rõ nghĩa, viết đúng chính tả.

+ Chính xác: về số liệu, xác định rõ đối tượng điều chỉnh, chú dẫn chính xác các căn cứ từ văn bản, viết đúng tên người, cơ quan, tổ chức, địa danh.

+ Khuôn mẫu: tuân thủ các mẫu câu, cụm từ đã được mẫu hoá; tuân thủ khuôn mẫu về kỹ thuật trình bày văn bản; tuân thủ tính khuôn mẫu trong quan hệ giao tiếp.

+ Khách quan: VB phải nêu căn cứ pháp lý, căn cứ thực tiễn; khách quan trong xưng hô (chức danh, chức trách, xưng tên riêng…); dùng từ ngữ trung tính.

+ Ngắn gọn, dễ hiểu: VB phải có bố cục gọn, rõ ràng, hợp lý; trình bày trực tiếp vào vấn đề; dùng từ ngữ và cách diễn đạt phù hợp với trình độ nhận thức của đối tượng tác động.

+ Lịch sự, nghiêm túc: Không dùng tiếng lóng, tiếng địa phương, từ quá cổ; không diễn đạt cầu kỳ, sáo rỗng; không dùng từ thô tục.

1.5. Đảm bảo quy trình soạn thảo và ban hành:

- Giai đoạn chuẩn bị ST: Cần xác định rõ các vấn đề sau:

+ Mục đích BHVB

+ Đối tượng và phạm vi tác động của VB

+ Những nội dung cơ bản cần thể hiện

+ Chọn loại VB và cách trình bày

- Thu thập các thông tin cần thiết:

+ Thông tin pháp lý (các quy định của pháp luật)

+ Thông tin thực tiễn và những thông tin cần thiết khác…

+ Lựa chọn thông tin để đưa vào VB

- Xây dựng đề cương, viết bản thảo:

+ Xác định bố cục VB (chương, mục, tiểu mục và ý)

+ Xác định các thành phần chính, phụ

+ Sắp xếp các phần, mục, ý theo trật tự lôgic, hợp lý

- Thu thập ý kiến đóng góp và sửa chữa bản thảo:

+ Xác định đối tượng cần xin ý kiến

+ Gửi bản thảo cho các đối tượng cần xin ý kiến

+ Nghiên cứu ý kiến đóng góp và sửa chữa bản thảo

+ Chú ý: Những VB đơn giản chỉ cần xin ý kiến của thủ trưởng CQ, đơn vị

- Trình duyệt và làm thủ tục ban hành:

+ Duyệt bản thảo (thủ trưởng CQ, đơn vị)

+ Chế bản (hoặc đánh máy)

+ Kiểm tra thể thức và trình duyệt lần cuối (Chánh VP hoặc TPHC)

+ Người có trách nhiệm ký chính thức vào VB (bản gốc)

+ Cán bộ Văn thư đóng dấu và làm các thủ tục còn lại để BHVB


Phương pháp ST quyết định:

* Mục đích:

- Dùng để quy định những vấn đề liên quan đến tổ chức bổ máy (thành lập, giải thể, quy định chức năng, nhiệm vụ…).

- Dùng để quyết định những vấn đề về tổ chức cán bộ (bổ nhiệm, điều động, khen thưởng, kỷ luật…).

- Dùng để ban hành 1 VB khác (quy định, quy chế, điều lệ).

- Dùng để phê duyệt, chuẩn y một văn bản khác

* Bố cục nội dung: Gồm 2 phần: Căn cứ và quyết định

- Phần căn cứ: Có 2 loại căn cứ:

+ Căn cứ pháp lý (nêu rõ áp dụng VBQPPL nào, gồm căn cứ thẩm quyền và căn cứ áp dụng).

Về căn cứ thẩm quyền: phải chứng minh được thảm quyền cá nhân hoặc cơ quan ban hành QĐ. Căn cứ này để xác định quyền hạn. Các VB liên quan đến căn cứ này là những VB quy định (về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan) hoặc cũng có thể nằm trong VB thành lập cơ quan. Đối với cá nhân ra QĐ thì VB viện dẫn là VB quy định chức năng, nhiệm vụ của người ký VB. Có những loại căn cứ do luật định (căn cứ chính là VB Luật) VD: HĐND, UBND các cấp thì là VB Luật tổ chức HĐND và UBND hoặc cấp Bộ thì VB chính là NĐ quy định chức năng, nhiệm vụ. Đối với các cơ quan khác thì căn cứ này chính là các quyết định thành lập cơ quan.Đối với cá nhân thì căn cứ pháp lý là quyết định bổ nhiệm, quy chế làm việc của cơ quan.

Về căn cứ áp dụng: Phải viện dẫn những VB làm cơ sở pháp lý cho việc quy định để quyết định những vấn đề mà nội dung QĐ đề cập (VD: 1 tỉnh muốn thành lập TTLT thì phải căn cứ vào Luật tổ chức HĐND, UBND; Pháp lệnh LT và những VB liên quan đến công tác lưu trữ..).

+ Căn cứ thực tiễn: Căn cứ này chính là xuất phát từ yêu cầu của thực tiễn, có thể là các hành vi của các đối tượng được điều chỉnh, hoặc vào năng lực của cá nhân, hoặc theo đề nghị của các cá nhân có thẩm quyền.

Cách nêu căn cứ: Căn cứ + Tên loại VB + Số, ký hiệu VB + Ngày, tháng bna hành + Tác giả VB + Trích yếu nội dung.

- Phần quyết định: Kết cấu theo điều, khoản. Thường 1 QĐ tối thiểu phải có 2 điều và tối đa không nên quá 5 điều. Nếu nội dung quá dài thì chuyển thành phụ lục hoặc Quy chế, Quy định, Điều lệ…

+ Điều 1: Phải trả lời được câu hỏi là QĐ về vấn đề gì?

+ Điều 2, 3: Nêu các quy định bổ sung làm rõ thêm cho quyết định chính đã nêu ở Điều 1 (VD…)

+ Điều cuối cùng: Đưa ra trách nhiệm thực hiện QĐ đó (lưu ý không giao chung chung, mà phải cụ thể; nếu hiệu lực của VB sớm hoặc muộn hơn ngày ký thì phải ghi rõ thành điều khoản riêng hay ghi trong Điều 1).

Phương pháp ST một công văn:

* Mục đích:

- Dùng để chỉ đạo, đôn đốc, nhắc nhở, hướng dẫn một công việc nào đó.

- Dùng để đề nghị, xin ý kiến về vấn đề nào đó

- Dùng để thông báo

- Dùng để trả lời (phúc đáp)…

(Khi xác định mục đích cần chú ý có thể trùng hợp với một số loại VB khác có tên loại và có công dụng tương tư (VD: CT, HD, TB…), cho nên khi ban hành cần cân nhắc. Thông thường, những vấn đề nhỏ, mang tính thông tin đơn thuần thì ban hành CV, chứ không phải cứ những vấn đề mang tính nguyên tắc thì phải được ban hành bằng 1 VB cao hơn).

* Bố cục: CV được thể hiện dưới hình thức văn xuôi, được chia làm 3 phần: Phần mở đầu, phần nội dung và phần kết luận.

- Phần mở đầu: thường có những nội dung sau:

+ Nêu mục đích, lý do ban hành CV

+ Có thể là các cơ sở để thực hiện (thường là VB của trên)

- Phần nội dung: Là phần cơ bản nhất của CV:

+ Nêu cách giải quyết (chỉ đạo gì, trao đổi gì, thông báo, hướng dẫn gì…)

+ Cần trình bày cụ thể, rõ ràng, chính xác các nội dung đề cập. Lưu ý phải xoay quanh mục tiêu chung của CV được nêu ở trích yếu để tránh lạc đề. Tuỳ vào vấn đề mà nội dung có thể dài hay ngắn.

+ Văn phong trong CV phải phù hợp (nói về văn phong hành chính). Chú ý cách xưng hô trong VB vì nó thể hiện phép lịch sự.

+ Nêu là CV giải thích thì cần phải khách quan, cụ thể

+ Nếu là CV đề xuất thì phải có lập luận chặt chẽ, lô gích

+ Nếu là CV tíêp thu phê bình thì phải mềm mỏng, khiêm tốn, cầu thị..

* Phần kết luận: Giúp những nội dung được nêu trong CV được khẳng định thêm hoặc được làm sáng tỏ thêm hoặc nhấn mạnh trách nhiệm giải quyết VB… Tuỳ thuộc vào các loại CV khác nhau thì kết luận khác nhau.

Sưu tầm Trần Vũ Thành

About these ads

Gửi phản hồi

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Thay đổi )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Thay đổi )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Thay đổi )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Thay đổi )

Connecting to %s