Nghiệp vụ thư ký văn phòng


Câu 1: Nhiệm vụ và vị trí của người TKVP?

Muốn tìm hiểu KN về TKVP, chúng ta cần phải xuất phát từ KN Thư ký.

- ở góc độ thứ nhất, TK là người được giao làm các công việc liên quan đến văn thư, liên lạc, thư tín và thủ tục hành chính ở văn phòng của một cơ quan, tổ chức.

- ở góc độ thứ hai, TK là người được giao việc ghi chép hoặc soạn thảo những van bản, giấy tờ quan trọng trong một cuộc họp hay hội nghị (TK hội nghị, TK hội đồng khoa học…).

- ở góc độ thứ ba: TK là người đại diện hoặc được giao nhiệm vụ điều hành công việc hàng ngày của một số tổ chức và đoàn thể (Tổng TK Hội Nhà văn)

- ở góc độ thứ tư: TK là người giúp việc cho người lãnh đạo cao nhất của một cơ quan hoặc một nhân vật cao cáp nào đó trong các công việc về giấy tờ, giao thiệp, sắp xếp và chuẩn bị nội dung công việc hàng ngày (thư ký riêng).

Còn về TKVP, có thể hiểu theo các cách sau:

- Theo nghĩa rộng: TKVP dùng để chỉ tất cả những cán bộ, công chức làm việc trong các văn phòng (hoặc Phòng Hành chính) của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp (tức là coi  cả văn phòng là một bộ máy giúp việc cho thủ trưởng cơ quan).

- Theo nghĩa hẹp: TK (trợ lý) giúp việc riêng cho một cấp lãnh đạo về công tác hành chính văn phòng (TK riêng).

Mặc dù có nhiều cách hiểu, nhưng không phải mọi TK đều là TKVP, mà chỉ những TK nào công việc của họ liên quan trực tiếp đến các lĩnh vực chuyên môn của một văn phòng thì mới gọi là TKVP. Có thể tạm thời đưa ra một khái niệm về TKVP sau đây:

“TKVP là những người được giao đảm nhận một phần hoặc toàn bộ  các công việc liên quan đến những lĩnh vực chuyên môn của một văn phòng như: quản lý văn bản, hồ sơ, tài liệu; đảm bảo các yêu cầu về thông tin, liên lạc, giao tiếp và tổ chức, sắp xếp công việc hàng ngày nhằm hỗ trợ, phục vụ cho hoạt động của một cơ quan hoặc người lãnh đạo của một cơ quan, tổ chức hay doanh nghiệp”.

Từ KN trên, có thể thấy được nhiệm vụ của TKVP gồm những việc sau:

- Thu thập, xử lý và cung cấp thông tin cho cơ quan và người lãnh đạo.

- Soạn thảo, biên tập, chuyển giao văn bản

- Quản lý văn bản, lưu trữ hồ sơ, tra tìm thông tin trong văn bản (nhiệm vụ này chủ yếu của TK riêng).

- Giải quyết các thủ tục hành chính, thực hiện các hoạt động liên lạc và giao dịch theo yêu cầu của lãnh đạo.

- Giúp các công việc về lễ tân

- Đảm nhận các công việc để đảm bảo về cơ sở vật chất, trang thiết bị và phương tiện làm việc cho cơ quan và lãnh đạo.

Từ những nhiệm vụ trên, có thể thấy được vị trí của người TKVP như sau:

- Là người yểm trợ, hỗ trợ cho hoạt động của người lãnh đạo và các bộ phận khác trong cơ quan.

- Tuy là yểm trợ, hỗ trợ, nhưng người TKVP là người không thể thiếu trong cơ quan, cho nên đây là vị trí quan trọng, bởi vì:

+ Người TKVP góp phần đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời, đầy đủ, chính xác cho cơ quan và người lãnh đạo.

+ Góp phần đảm bảo cho hoạt động của cơ quan và lãnh đạo được đều đặn, thông suốt (VP giống như người điều khiển, phân luồng giao thông).

+ Là người tham mưu, tư vấn cho lãnh đạo để lãnh đạo có được quyết định chính xác.

+ Là mắt xích nối liền và duy trì các mối quan hệ của cơ quan.

Câu 2: Nghiệp vụ thu thập, xử lý, cung cấp thông tin và kỹ năng tham mưu?

Việc chuẩn bị và cung cấp thông tin là nhiệm vụ cơ bản và quan trọng của mọi văn phòng. Vì vậy, hầu như tất cả các thư ký văn phòng đều phải thực hiện các nghiệp vụ chuyên môn liên quan đến vấn đề này. Do đó, TKVP phải tìm hiểu, nắm vững nhu cầu thông tin của cơ quan và lãnh đạo, xác định nguồn thông tin và phương pháp thu thập thông tin, tiến hành xử lý và cung cấp thông tin cho cơ quan và lãnh đạo.

Thứ nhất, về nhu cầu thông tin, TKVP cần tìm hiểu và phân loại nhu cầu thông tin của cơ quan, lãnh đạo theo các tiêu chí sau:

- Nội dung thông tin: TKVP phải tìm hiểu rõ về CNNV, quyền hạn của cơ quan mình hoặc CNNV của người lãnh đạo mà mình trợ giúp để xác định nội dung thông tin mà cơ quan hay người lãnh đạo cần. Trong đó, cần phân loại rõ những thông tin về chính trị, kinh tế, văn hoá-xã hội… thì đâu là chủ yếu, liên quan đến CNNV của cơ quan hay người lãnh đạo.

Việc thu thập thông tin cần được tiến hành thường xuyên. Về cơ bản, thông tin phục vụ cho các hoạt động quản lý thường được thu thập từ các nguồn sau:

+ Từ văn bản (cấp trên-dưới-ngang; VB đi-đến)

+ Từ sách, báo, tạp chí, đài phát thanh, truyền hình…)

+ Từ sách, báo, tạp chí, đài phát thanh, truyền hình…)

+ Từ truyền miệng (qua đóng góp, phản ánh từ họp, điện thoại, trao đổi trực tiếp…).

(VD: Cán bộ văn thư làm gì, Lưu trữ làm gì, tổng hợp làm gì, thư ký điều hành làm gì, thư ký riêng làm gì…).

Từ những thông tin đã thu thập được, người TKVP phải tiến hành xử lý thông tin đó. Đây là một nghiệp vụ phức tạp, đòi hỏi các TKVP phải có trình độ chuyên môn cao, có hiểu biết rộng và có khả năng phân tích, tổng hợp vấn đề. Việc xử lý thông tin đòi hỏi người TKVP phải có khả năng làm tốt các nghiệp vụ sau:

+ Tập hợp và hệ thống hóa thông tin theo từng vấn đề, từng lĩnh vực. (VD: TKVP phải có khả năng tóm tắt tin và phân loại thông tin theo nhóm như TK là văn thư phải có khả năng tóm tắt nội dung của 1 VB, TK tổng hợp phải tự tóm tắt các thông tin cơ bản từ các văn bản nhận được).

+ Phân tích và kiểm tra độ chính xác của thông tin: Giúp phát hiện các thông tin trung lắp, chồng chéo, không thống nhất hoặc trái ngược nhau… qua đó đưa ra sự lựa chọn những thông tin đầy đủ hơn, có độ chính xác cao.

* Sau khi xử lý thông tin, tùy theo yêu cầu của cơ quan hay người lãnh đạo mà người TKVP sẽ là nơi cung cấp thông tin cho cơ quan hay người lãnh đạo. Để cung cấp thông tin, các TKVP cần thực hiện một số nhiệm vụ sau:

+ Tìm hiểu một cách chính xác yêu cầu của người lãnh đạo hoặc bộ phận cần cung cấp thông tin. (về vấn đề gì, phạm vi cần cung cấp, thời gian cho phép để có thể thu thập, chuẩn bị thông tin, hình thức cung cấp).

+ Xác định các thông tin cần cung cấp: Đòi hỏi người TKVP phải có trình độ phân tích yêu cầu, nắm vững những vấn đề liên quan đến hoạt động của cơ quan, của người lãnh đạo, có hiểu biết rộng… để từ đó xác định được giới hạn các thông tin cần cung cấp. Vì thông tin là một kho vô hạn, nếu không xác định được giới hạn thì người TKVP sẽ mất rất nhiều thời gian và công sức trong việc thu thập những thông tin không cần thiết.

- Thời gian thông tin: Thông thường, tất cả các cấp quản lý, lãnh đạo đều cần 3 loại thông tin về thời gian: quá khứ, hiện tại và dự báo. Ngòai ra cần phải có thời gian cụ thể, chính xác càng chi tiết, cụ thể càng tốt.

- Loại hình thông tin: Lời nói, chữ viết, tín hiệu, ký hiệu, cảm giác… Trong loại hình, cần xác định cụ thể hơn (bằng chữ gồm sách, báo, tạp chí, văn bản…). Người TKVP phải tạo cho mình một ngân hàng thông tin.

* Về xử lý thông tin:

Người TKVP phải trực tiếp xử lý thông tin đẻ cung cấp cho cơ quan, người lãnh đạo. Nghiệp vụ này cần cho tất cả mọi người trong công việc và cuộc sống. Nó mang lại lợi ích là có được những thông tin có chất lượng và đáng tin cậy, do đó cung cấp cho lãnh đạo những thông tin tốt, có chất lượng, giúp cách tư duy, cách suy nghĩ, phân tích tình hình khoa học, từ đó có những hành động và quyết định đúng. Ngoài ra, nhờ xử lý thông tin tốt, cho nên có thêm những thông tin mới, làm giàu có thêm về thông tin.

Muốn xử lý thông tin, cần phải có các kỹ năng sau:

- Phân loại, tập hợp, hệ thống hóa thông tin theo mục đích sử dụng của người dùng tin:

+ Về phân loại thông tin: Muốn phân loại thông tin phải xác định tiêu chí ở các góc độ phù hợp. Sau đó đưa các thông tin cùng tiêu chí vào cùng nhóm.

+ Tập hợp thông tin: Có thể theo loại thông tin (VD tất cả các NĐ, BC, QĐ… cho vào một chỗ). Việc tập hợp này thường theo những đặc trưng. Chú ý việc tập hợp phải có trật tự (VD có bao nhiêu quy định về công tác VTLT).

+ Hệ thống hóa: Sau khi tập hợp thông tin, sẽ phải tiến hành bước hệ thống hóa thông tin để khái quát hóa thành những thông tin chung, phát hiện những thông tin trùng lặp và những thông tin khác biệt trong các tập hợp đó (VD: muốn hệ thống hóa nước VB QPPL cuar Nhaf nước về công tác VTLT từ 1975 đến nay thì đầu tiên phải sưu tầm để tập hợp tất cả các văn bản về VTLT giai đoạn này, sau đó phân loại chúng thành: 1. Những vănbản về công tác văn thư, 2.những văn bản về công tác lưu trữ, 3.những văn bản vừa công tác văn thư, vừa công tác lưu trữ, 4.những văn bản về con dấu, 5. những văn bản về lập hồ sơ…). Sau đó khái quát có bao nhiêu văn bản về những vấn đề gì…

- Tổng hợp, tóm tắt thông tin: Cơ bản việc tổng hợp gần giống như hệ thống hóa (hệ thống hóa là cả quá trình), tổng hợp trên cơ sở đã hệ thống hóa. Còn tóm tắt là sơ lược những vấn đề cốt yếu của thông tin (VD: NĐ110 của CP có 7 trang, nay tóm tắt khoảng 10 dòng hoặc 1 công văn có 2 trang chỉ tóm tắt còn 2 dòng – như trích yếu là tóm tắt cơ bản nhất của một văn bản).

- Phân tích thông tin: Nếu thông tin ta có là một vấn đề lớn thì nhiệm vụ ngừơi phân tích phải tách vấn đề đó ra thành các vấn đề nhỏ hơn, chi tiết hơn hoặc ngược lại từ những thông tin nhỏ hợp thành thông tin chung. Sau khi tách, hợp, phải có nhận xét và lý giải các vấn đề rút ra sau khi đã tách, hợp các thông tin. Khi lý giải và nhận xét phải chú ý nguyên tắc là nhìn nhận, đánh giá thông tin từ nhiều chiều và nhiều góc độ khác nhau.

- Kiểm tra độ tin cậy: Dựa vào kênh truyền tin (các kênh độ tin cậy cao thấp khác nhau), đồng thời cũng căn cứ vào tính lôgích (hợp lý) của thông tin.

- Lựa chọn thông tin: Chỉ  diễn ra khi có nhiều thông tin có các tiêu chuẩn sau:

+ Chon thông tin có tính bao quát hơn (bao hàm)

+ Thông tin có tính tiêu biểu

+ Thông tin mới

+ Thông tin có độ tin cậy cao

* Về kỹ năng tham mưu:

Cần phát hiện các vấn đề để tham mưu cho lãnh đạo: Muốn phát hiện vấn đề tốt, phải nắm vững thông tin. Thường xuyên thu thập và xử lý thông tin liên quan đến nhiệm vụ được giao, vì khi xử lý thông tin sẽ có được những nhận xét về những vấn đề tốt hay chưa tốt, có lợi hay không có lợi. Từ đây mới phát hiện ra được vấn đề mà cơ quan hay người lãnh đạo cần tiếp tục duy trì, nhận rộng (nếu là vấn đề tốt), đồng thời có biện pháp khắc phục, ngăn chặn, xử lý hậu quả (nếu vấn đề xấu).

Nếu xử lý và thu thập thôngtin tốt thì sẽ phát hiện ra nhiều vấn đề để tham mưu (đây chính là mối quan hệ giữa thông tin và tham mưu). Ngược lại, nếu tham mưu tốt thì nó sẽ là động lực thúc đầy người cán bộ tiếp tục thu thập và xử lý thông tin, tạo thành vòng quay vô tận, nó làm cho năng lực của người TKVP được nâng cao, được lãnh đạo và cơ quan đánh giá tốt, là nấc thang cho sự thăng tiến của mình.

Thực tế hầu hết các cơ quan hiện nay chỉ tham mưu những vấn đề bức xúc, trước mắt, chứ ít cơ quan tham mưu những vấn đề đã làm tốt rồi, nó làm lệch cán cân công việc.

Để tham mưu tốt, người TKVP cần chú ý những điểm sau:

- Lựa chọn vấn đề cần tham mưu: Không phải vấn đề nào cũng cần phải tham mưu, mà phải biết lựa chọn trong hoạt động của cơ quan, người TKVP có thể phát hiện những vấn đề cần tham mưu và có nhiều biện pháp đề xuất lãnh đạo giải quyết, tuy nhiên, khong phải cơ quan và lãnh đạo có thể giải quyết các vấn đề trong một lúc (do điều kiện thời gian, nhân lực, kinh phí…), vì thế đòi hỏi người TKVP phải lựa chọn những vấn đề để tham mưu thì mới đạt hiệu quả.

Nguyên tắc lựa chọn:

+ Lựa chọn những vấn đề bức xúc nhất, cần thiết nhất mà không thể chậm trễ.

+ Lựa chọn những vấn đề có tính khả thi (có thể giải quyết được)

+ Phải quan tâm đến thứ tự vấn đề cần tham mưu (có thứ tự về mặt lôgích, vấn đề trước là tiền đề cho vấn đề sau).

- Lựa chọn thời gian và địa điểm để tham mưu: Để tham mưu cho lãnh đạo thì thời gian tốt nhất là trong giờ làm việc (đầu giờ buổi sáng hay cuối giờ buổi chiều nếu là riêng tư). Địa điểm tham mưu chính thức là ở cơ quan: như phòng lãnh đạo, phòng TKVP, tại các phòng họp,trên đường đi trong cơ quan. Ngoài ra có thể tham mưu ở ngoài cơ quan như khi đi ăn cơm, đi cùng xe…

- Lựa chọn phương pháp tham mưu có hiệu quả: Về lý thuyết, có 3 phương pháp: Bằng lời, bằng văn bản và kết hợp cả hai.

+ Bằng lời: Phải có nghệ thuật nói (mở đầu, nội dung, kết thúc thế nào). Thông thường câu mở đầu thường là thăm dò, nếu thấy thái độ ủng hộ thì dấn thêm một bước, nếu băn khoăn phải lái sang hướng khác, còn phản ứng thì chuyển chủ đề. Cũng có thể dùng cách nói ngược vấn đề (nếu nắm được tâm lý người lãnh đạo).

+ Bằng văn bản: Phải có cách viết (xem lại môn STVB).

Câu 3: Nghiệp vụ tổ chức công việc?

1. Xây dựng chương trình, kế hoạch và lịch làm việc cho cơ quan và người lãnh đạo:

Chương trình, KH và lịch làm việc của cơ quan có nhiều loại như:

- Chương trình, KH hoạt động trong 1 năm

- KH hoạt động của cơ quan trong 1 tháng

- Lịch l/v của lãnh đạo và cơ quan trong tuần, ngày

Các hoạt động có các hình thức:

- Hội họp, hội thảo

- Tiếp khách và làm việc với khách

- Đi công tác và khảo sát

- Nghiên cứu và giải quyết công việc chuyên môn tại phòng làm việc

* Nguyên tắc xây dựng lịch làm việc:

- Nguyên tắc không trùng lặp (khi xếp lịch): Cần chú ý: Thời gian, địa điểm, nhân sự

- Nguyên tắc ưu tiên: Cái nào trước, cái nào sau, cần cân nhắc để có tính khả thi. Cần có sự nhạy cảm và phán đoán, nắm vững chức năng, nhiệm vụ.

- Nguyên tắc dự phòng: Dự kiến được các tình huống có thể xảy ra

- Nguyên tắc điều chỉnh lịch:  Nếu có các điều kiện sau:

+ Thay đổi về thời gian (kịp thời báo)

+ Thay đổi địa điểm: đảm bảo khoảng cách không quá xa nhau

+ Thay đổi nhân sự: không ảnh hưởng đến mục đích hoạt động đó

* Những việc cần tiến hành khi xây dựng lịch va chương trình làm việc:

- Đề ra quy định cho các bộ phận dự kiến KH tuần, tháng sau

- Tập hợp đề nghị, kết hợp với dự kiến công việc của lãnh đạo

- Khi xây dựng lịch phải rõ 3 yếu tố: Thời gian, địa điểm, nhân sự

- Khi xếp lịch cần trao đổi với bộ phận lãnh đạo xin ý kiến để sắp xếp

- Cần theo dõi trong thực tế để điều chỉnh, thay đổi

- Nếu là TK riêng thì cần chú ý lịch cá nhân người TK phù hợp với lãnh đạo

2. Tổ chức các cuộc họp, hội thảo và lễ hội:

- Tìm hiểu mục đích các cuộc họp, hội nghị: Họp truyền đạt chủ trương, pháp luật; họp bàn các biện pháp thực hiện; họp sơ tổng kết; họp thông qua QĐ quản lý; họp khen thưởng…

- Lên KH tổ chức cuộc họp hay HN:

+ Xác định thành phần

+ Lập chương trình: Các hoạt động chính, người thực hiện phụ trách hay điều hành (VD: Chánh VP làm công tác tổ chức, Chủ tọa đọc BC…); thời gian tối thiểu và tối đa từng hoạt động; những hoạt động dự phòng.

+ Chuẩn bị đđiểm và các tr.th.bị cho cuộc họp: …

+ Chuẩn bị các văn bản, tài liệu

+ Phối hợp với các bộ phận khác chuẩn bị cơ sở vật chất

+ Chuẩn bị kinh phí và quyết toán

* Công việc của người TKVP trong thời gian diễn ra các cuộc họp, HN:

- Kiểm tra lại các cong việc ở giai đoạn chuẩn bị

- Tham gia đón tiếp đại biểu

- Tham gia điều hành chương trình cuộc họp (dẫn chương trình)

- Ghi biên bản (thường phổ biến đối với TKVP)

- Làm các công việc sau khi kết thúc (thu thập tài liệu lập HS, kiểm tra hoặc thu dọn nơi họp, thu thập hóa đơn chứng từ để quyết toán, kiểm tra trao trả các thiết bị, biên tập hay soạn thảo một số VB …)

3. Tổ chức các chuyến đi công tác của cán bộ và người lãnh đạo:

- Xếp lịch: Tránh bị chồng chéo, lãng phí. Chú ý phải có người ở nhà để giải quyết công việc cơ quan; cần kết hợp một số việc trong chuyến công tác để tiết kiệm

- Nắm vững các thông tin cần thiết về chuyến đi:

+ Mục đích (kiểm tra, khảo sát, tham quan, trao đổi công việc, ký kết, dự họp…)

+ Thời gian bắt đầu và kếtt thúc

+ Lịch trình

+ Thành phần

+ Phương tiện

+ Kinh phí dự toán

+ Yêu cầu chuyến đi đạt đến mức độ nào

-> Thông tin càng cụ thể càng tốt.

- Chuẩn bị các điều kiện cần thiết cho chuyến công tác:

+ Giải quyết các thủ ục hành chính cần thiết

+ Chuẩn bị phương tiện cho đoàn

+ Chuẩn bị tài liệu

+ Chuẩn bị kinh phí và trang thiết bị cần thiết

* Những công việc của người TKVP trong thời gian lãnh đạo đi công tác:

- Trước khi lãnh đạo đi công tác: cần chuyển các loại CV, giấy tờ, trao đổi các công việc cần thiết…

- Trong thời gian lãnh đạo đi công tác: Tiếp tục làm những công việc được giao, nhưng phải ghi chép những vấn đề để khi lãnh đạo về báo cho biết. Sắp xếp CV giấy tờ cần thận, đọc qua nội dung, nếu có vấn đề phải xin ý kiến.

Nếu TKVP đi cùng:

+ Liên hệ giải quyết nơi ăn, nghỉ

+ Tham dự các buổi làm việc, ghi biên bản

+ Thu thập các TL, giấy tờ cần thiết, liên quan đến nội dung

+ Thu thập hóa đơn, chứng từ quyết toán

- Khi đoàn công tác trở về:

+ Chủ động báo cáo các vấn đề

+ Gặp trưởng đoàn đề nghị chuyển tài liệu, hóa đơn…

+ Nếu TK đi cùng thì báo cáo tình hình chuyến đi với người có trách nhiệm; tập hợp thu-chi tài chính…

Câu 4: Giao tiếp hành chính?

* Nguyên tắc:

- Khi giao tiếp phải làm thế nào để hài hòa lợi ích của các bên tham gia. Tại sao phải hài hòa:

+ Tất cả mọi người khi tham gia vào các hoạt động giao tiếp đều mong muốn có một lợi ích nào đó (cầu lợi). Lợi ích của con người có 2 loại: vật chất, tinh thần.

+ Lợi ích thì có mức độ nhất đinh (từ cao-thấp), Mọt quan hệ giao tiếp có thể có nhiều lợi ích. Nếu không đạt được lợi ích gì thì mong muốn cuối cùng của con người là sự cảm thông, chia sẻ và tôn trọng của đối tác.

Do đó, trong giao tiếp đừng để đói tác rơi vào tình huống không có một lợi ích gì. Hài hòa lợi ích là 2 bên giao tiếp với nhau phải cố gắn đến mức tối đa có thể để thỏa mãn lợi ích của bên giao tiếp (thỏa mãn có thể ở mức độ cao nhất hoặc thấp nhất, nếu cuối cùng không thỏa mãn được những lợi ích cụ thể thì TK cần bay tỏ sự cảm thông, chia sẻ và tôn trọng bên kia (lưu ý hài hòa chứ không phải bằng nhau).

- Khi giao tiếp phải có nhiều giải pháp (nhiều cách, nhiều phương án)

- Phải vận dụng các quy phạm khách quan (2 nguyên tắc trên là sự xuống thang thì nguyên tắc này là sự kiên quyết). trong quy phạm khách quan có 3 loại:

+ Quy phạm pháp luật (các quy định của pháp luật)

+ Quy phạm đạo đức (đạo đức nghề nghiệp, xã hội)

+ Quy luật cuộc sống

- Phải coi trọng ảnh hưởng của các mối quan hệ: Trong giao tiếp phải thận trọng, vì XH là những mối quan hệ chằng chịt, phức tạp. Phải tuân thủ khẩu hiệu: Tất cả mọi người đến giao tiếp với cơ quan đều quan trọng và đều được tôn trọng và được đối xử đúng mực, trong đó có những người quan trọng hơn và phải có cách đối xử đặc biệt hơn.

- Các nguyên tắc khác: Lợi ích của doanh nghiệp là trên hết (ưu tiên hơn)…

* Các kỹ năng giao tiếp: (4 kỹ năng cơ bản):

- Kỹ năng nghe-nói: Đây là 2 kỹ năng cơ bản nhất, thường đi liền với nhau, thường xuất hiện trong các tình huống: Điện thoại, hội họp, đón tiếp khách…).

+ Nghe:

. Phải tỏ rõ thái độ sẵn sàng (qua nét mặt, sự mau chóng trả lời điện thoai, thái độ khi có khách đến làm việc…) kết hợp với nét mặt và lời nói để đối tượng cảm nhận được không khí thân tình, lịch sự, ân cần…

. Dành thời gian nhất định để nghe đối tượng giao tiếp hết các ý nghĩ (đủ ý), không được cắt ngang, tránh sự hiểu lầm không tôn trọng…

. Cần huy động mọi khả năng nắm bắt thông tin, sắp xếp theo lôgích.

. Cần có những cử chỉ phi ngôn ngữ để tỏ cho đối tượng biết sự quan tâm của mình, không nên im lặng hoàn toàn.

. Cần khắc phục những khó khăn như tiếng ồn, ác cảm bề ngoài của khách, thời gian không nhiều…

+ Nói:

. Giọng ở mức độ cao phù hợp từng hoàn cảnh (hội nghị, thân mật…). Phát âm chính xác, có thể nhấn mạnh những từ cần thiết, lên xuống giọng phù hợp; trong một số trường hợp cần phát âm chậm, tránh dùng từ địa phương, tiếng lóng…

. Biết kết hợp với các cử chỉ phi ngôn ngữ khác (ánh mắt, nụ cười, chỗ ngồi, khoảng cách… tạo sự thoải mái khi nói).

. Trong một chừng mực nhất định, phải biết sử dụng thuật khôi hài đúng lúc, đúng chỗ (không nên lạm dụng quá thành thô kệch).

. Cần luyện khả năng diễn đạt vấn đề mạch lạc, khúc chiết.

- Kỹ năng Đọc-Viết: Kỹ năng này rất cần thiết và được sử dụng thường xuyên qua việc tiếp nhận văn bản, thư từ giao dịch, sách báo.

+ Đọc:

. Cần biết đặt câu hỏi trước, trong và sau khi đọc. Việc này giúp cho tập trung ngay từ đầu, đồng thời chọn lọc được những thông tin cần thiết.

. Có nhiều cách đọc: Đọc toàn văn, đọc lướt các đề mục, đọc theo nội dung. Trong khi đọc cần đánh dấu những chỗ quan trọng để người lãnh đạo có thể thấy ngay vấn đề, đỡ mất công đọc lại những phần không cần thiết.

. Sau khi đọc, nếu cần thiết có thể tóm tắt các ý chính của VB (đòi hỏi phải có óc tổng hợp tốt).

+ Viết:

. Cần nắm vững những vấn đề cần phải viết hoặc cần thể hiện trong văn bản. (VD việc viết báo cáo)

. Xác định được bố cục (đề cương) chung của văn bản, trong đó phần nào là trọng tâm, ý nào là chính để đầu tư cho tốt, tránh tràn lan, thiếu lô gích.

. Khi viết cần đặt mình vào vị trí người đọc để dự liệu những phán đoán, thắc mắc hoặc những yêu cầu người đọc có thể hoặc có quyền đòi hỏi, điều này tránh  sự chủ quan áp đặt từ phía người viết.

. Khi viết nên trình bày văn bản với một độ dài thích hợp, yêu cầu ngắn, gọn nhưng phải đủ ý, hạn chế tối đa các từ, ngữ thừa hoặc không minh họa cho chủ để… để tiết kiệm thời gian viết, đọc

. Khi viết cũng cần chú ý đến cách trình bày và diễn đạt để gây thiện cảm cho người đọc (văn bản trình bày đẹp, đúng chính tả, mạch lạc… sẽ dễ chấp nhận hơn). Ngoài ra cũng cần chú ý tới chữ viết (đối với các VB viết trực tiếp)…

Sưu tầm: Trần Vũ Thành

About these ads

Gửi phản hồi

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Thay đổi )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Thay đổi )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Thay đổi )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Thay đổi )

Connecting to %s