Xác định giá trị tài liệu lưu trữ


Khái niệm, mục đích, ý nghĩa, yêu cầu:

1. Dẫn luận:

- TLLT là một sản phẩm của lịch sử được hình thành trong quá trình hoạt động quản lý của các CQ, cá nhân. Bất kỳ TL nào được sản sinh ra để phục vụ cho các hoạt động của xã hội tự bản thân nó đã mang một giá trị nhất định, giá trị ở đây được hiểu theo một cách chung nhất là chúng đã là công cụ, phương tiện được các nhà quản lý sử dụng cho các mục đích và các yêu cầu khác nhau (tính khách quan).

- Dưới góc độ nghiên cứu  của các nhà văn bản học và LT học thì một mặt chúng ta công nhận tính khách quan chung của TL, mặt khác cần nghiên cứu kỹ hơn, khoa học hơn và “công bằng” hơn cho từng TL để đưa vào bảo quản lâu dài trong các LT để phục vụ cho những yêu cầu và mục đích khác nhau của Nhà nước (đây là tính xã hội).

- Trong quá trình hoạt động của các CQ, TL được sản sinh ra ngày càng nhiều, rất phong phú về nội dung và rất đa dạng về hình thúc cũng như loại hình. Từ đó, tuỳ vào chức năng, nhiệm vụ , vị trí của từng CQ mà TL hình thành ra không giống nhau và phục vụ cho các mục đích khác nhau.

2. KN XĐGTTL:

XĐGTTL là dựa trên những nguyên tắc, phương pháp tiêu chuẩn nhất định để nghiên cứu và quy định thời hạn bảo quản cho từng loại TL hình thành trong hoạt động của các CQ theo giá trị của chúng về các mặt như: chính trị, kinh tế, văn hoá, khoa học và các giá trị khác, từ đó lựa chọn để bổ sung những TL có giá trị cho Phông LTQG Việt Nam.

Từ KN trên ta thấy, TL văn kiện nói chung là một trong những phương tiện quan trọng được sử dụng để ghi lại hoạt động của các CQ (tức là phản ánh toàn bộ quá trình hoạt động của đời sống xã hội). TL văn kiện còn là bằng chứng để ghi lại các kết quả hoạt động của các CQ và cá nhân, khi cần những thông tin chứa đựng trong những văn kiện này có thể được sử dụng để phục vụ cho các mục đích như nghiên cứu khoa học, phục vụ sx trực tiếp, nghiên cứu để chỉ đạo, kiểm tra… (ở đây nói đến phông LT văn kiện là gồm toàn bộ các TL có giá trị, ít giá trị hay không có giá trị của CQ).

Lý luận và thực tiễn của công tác LT đã chỉ ra rằng, giá trị của TLLT có thể được đánh giá ở nhiều mức độ khác nhau tuỳ theo giá trị của chúng về từng mặt. Đẻ các LT có thể lựa chọn, bảo quản những TL thật sự có giá trị thì các CQ sản sinh ra TL cần phải trực tiếp tiến hành công tác XĐGTTL.

3. Mục đích, ý nghĩa và yêu cầu:

3.1. Mục đích, ý nghĩa:

- Từ những căn cứ và những tiêu chuẩn khoa học được ấp dụng để XĐGTTL thì sẽ lựa chọn được những TL có giá trị khoa học, giá trị chính trị và giá trị thực tế của TL để quy định thời hạn bảo quản cho TL để lưu giữ trong hệ thống các LT của Nhà nước từ TW đến địa phương.

- Trên cơ sở lựa chọn được những TL có giá trị để bảo quản trong hệ thống các kho LT từ TW đến địa phương, có cơ sở để lược bớt những TL hết hoặc không có giá trị ra khỏi thành phần phông LTQG (thực tế Việt Nam chỉ LT khoảng 20-30%).

-> Cần xác định rõ mục đích của công tác XĐGTTL là để lựa chọn những TL có giá trị để bảo quản trong các LT, chứ không phải mục đích đầu tiên là loại ra TL, việc loại ra chỉ là hệ quả mà thôi.

ý nghĩa:

- XĐGTTL có liên quan chặt chẽ tới công tác bổ sung TL vào các LT. Trên cơ sở TL được đánh giá một cách khoa học thì sẽ lựa chọn được những TL có ý nghĩa lịch sử để bổ sung vào các LT, do đó góp phần tối ưu hoá thành phần của Phông LTQG.

- Dối với công tác phân loại TL, việc XĐGTTL sẽ tạo đk cho việc hoàn thiện các nhóm TL cho đến từng hồ sơ. Do đó nó đã góp phần tích cực giúp cho công tác bảo quản TL được đầy đủ và đúng đối tượng nhất, từ đó tạo đk thuận lợi cho khai thác, sử dụng TL được nhanh chóng và hiệu quả nhất.

3.2. Yêu cầu:

- XĐGTTL chính là quyết định số phận TL, những TL nào được lưu giữ lại và được bảo quản trong các LT thì chúng có giá trị lịch sử cao, đòi hỏi người làm công tác XĐGTTL phải hết sức thận trọng (yêu cầu về phẩm chất).

- Để có thể tiến hành công tác XĐGTTL một cách khách quan, chính xác và khoa học, thì những người trực tiếp làm công việc này phải nắm vững những nguyên tắc, phương pháp và những tiêu chuẩn đang được áp dụng phổ biến trong thực tiễn XĐGTTL ở Việt Nam (yêu cầu về chuyên môn).

3.3. Nhiệm vụ:

- Nghiên cứu và làm sáng tỏ những nguyên tắc, phương pháp cần thiết của công tác XĐGTTL, từ đó xây dựng nên một hệ thống các tiêu chuẩn hợp lý để làm thước đo cho quá trình XĐGTTL.

- Từ nghiên cứu trên, tiến hành việc xác định thời hạn bảo quản cho các loai TL, lựa chọn những TL thực sự có giá trị để đưa vào bảo quản trong các LT Nhà nước.

- Tổ chức kiểm tra kết quả của việc XĐGTTL và tiêu huỷ các TL hết giá trị (chú ý TL sau khi đã được XĐGT đều phải được kiểm tra và phản biện lại về độ chính xác để đảm bảo cho việc lựa chọn những TL được đưa vào bảo quản trong các LT Nhà nước, tránh tình trạng máy móc, hời hợt thiếu thận trọng).

Các nguyên tắc

1. Nguyên tắc chính trị:

- TL văn kiện được hình thành trong hoạt động quản lý của các CQ cũng như các loại TL khác nói chung, một mặt nó phản ánh quá trình hoạt động của CQ đó, mặt khác nó cũng phản ánh quan điểm của một giai cấp, một tầng lớp XH đối với các hiện tượng, các sự kiện xảy ra trong đời sống khách quan. Do đó, khi lựa chọn TL để bảo quản trong các LT, người ta đều phải xuất phát từ lợi ích của giai cấp nắm quyền lãnh đạo. đây chính là nguồn gốc của nguyên tắc chính trị trong công tác XĐGTTL. LT học Mác-xít cho rằng, khi nghiên cứu xác định giá trị các văn kiện và quyết định lựa chọn TL này hay TL khác để bảo quản hoặc loại huỷ một loại tì liệu nào đó thì cần phải công khai đứng trên lập trường giai cấp vô sản, bảo vệ lợi ích giai cấp, dân tộc.

- Nguyên tắc chính trị và thực tiễn khách quan đã giúp chúng ta thấy rằng, bản chất của nguyên tắc này được thể hiện ở chỗ việc tổ chức và lựa chọn, bảo quản các TL trước hết phải xuất phát từ lợi ích của giai cấp và giá trị của TL là giá trị phục vụ cho giai cấp lãnh đạo (cầm quyền), song không nên nhìn nhận giá trị TL một cách cứng nhắc và máy móc. Điều này thể hiện ở chỗ, TL của bất kỳ giai cấp nào, chính quyền nào mà có thông tin cần thiết và có giá trị phục vụ cho lợi ích giai cấp lãnh đạo thì đều được tổ chức thu thập và bảo quản an toàn.

- Cần vận dụng triệt để nguyên tắc này trong XĐGTTL, lưu ý là không nên và không áp đặt giá trị cho TL một cách chủ quan, tuỳ tiện (tức là gán ghép cho TL giá trị mà bản thân nó không có).

-> Nguyên tắc chính trị được coi là nguyên tắc xuyên suốt trong toàn bộ quá trình nghiên cứu XĐGT đối với các loại TL, vì nguyên tắc này chi phối và tác động trực tiếp đến quá trình nhận thức của con người (nó không mâu thuẫn với tính khách quan  của khoa học nói chung).

2. Nguyên tắc lịch sử:

- Trong nhận thức khoa học nói chung, nguyên tắc lịch sử đòi hỏi khi xem xét mọi hoạt động, mọi quá trình của đời sống hiện thực cần đặt chúng trong mối liên hệ lịch sử và trong sự phát triển của chúng. Kinh nghiệm cho thấy, nguyên tắc lịch sử đặc biệt có vai trò thiết yếu cho việc nghiên cứu những vđ gắn liền với quá trình đánh gí những hiện tượng lịch sử, những bài học của quá khứ.

- Các nhà LTH Mác-xít rất quan tâm vận dụng nguyên tắc này trong quá trình xác định giá trị của các TLLT. Sở dĩ như vậy là vì TLLT là một sản phẩm của lịch sử và được hình thành ra ở nhiều thời điểm lịch sử cụ thể khác nhau. Nó mang dậm dấu ấn của thời đại lịch sử đó về điều kiện lịch sử, về thời gian, địa điểm mà ở đó TL được hình thành. Dấu ấn của thời đại lịch sử đó được thể hiện trên 2 phương diện:

+ Nội dung thông tin mà TL đó phản ánh

+ Hình thức văn bản cũng như ngôn ngữ thể hiện

- ở Việt Nam có một thực tế cần lưu ý là có nhiều TLLT thuộc các thời kỳ lịch sử trước đây. Vì rất nhiều lý do như chiến tranh, thời tiết… phá huỷ đã không còn được bảo quản đầy đủ cho tới ngày nay, đồng thời không phải bao giờ chúng cũng phản ánh được một cách toàn diện và chính xác các hiện tượng xảy ra trong đời sống xã hội của lúc đó, thậm chí có nhiều hiện tượng ngay từ đầu khi xuất hiện nó đã bị nhìn nhận và phản ánh một cách phiến diện trong TL.

- Quan điểm lịch sử không cho phép chúng ta hiện đại hoá các TL trong khi đánh giá giá trị của chúng và nhất thiết phải đặt chúng trong bối cảnh lịch sử mà chúng xuất hiện để xác định giá trị của chúng cho thích hợp nhất.

-> Việc nhận thức giá trị của TL dù theo nguyên tắc lịch sử hay nguyên tắc chính trị đều đòi hỏi phải có tính lôgích, nhất quán. Vận dụng nguyên tắc này trong XĐGTTL người ta đã xây dựng nên một số tiêu chuẩn cụ thể để áp dụng trong thực tế công tác XĐGTTL như tiêu chuẩn ý nghĩa CQ, đơn vị hình thành phông; tiêu chuẩn ý nghĩa thời gian và đặc điểm hình thành TL…

3. Nguyên tắc toàn diện và tổng hợp:

- TTLT không chỉ là một sản phẩm lịch sử của một giai cấp, mà chúng còn là sản phẩm tổng hợp của nhiều mối quan hệ vốn có trong hiện thực. Mỗi TL được sản sinh ra không chỉ được sử dụng trong một lĩnh vực duy nhất hoặc cho một mục đích duy nhất và không chỉ mang một chức năng duy nhất. Từ đó giá trị của TL phải được xem xét dưới nhiều góc độ theo nhiều mối quan hệ khác nhau (hay nói cách khác là phải toàn diện và tổng hợp).

- Vận dụng nguyên tắc này trong XĐGTTL chúng ta có thể phát hiện được những mặt khác nhau trong ý nghĩa của chúng và tránh được những kết luận phiến diện. Giá trị của TL chỉ được đánh giá một cách khách quan, chính xác khi và chỉ khi TL đó được đặt trong mối quan hệ với những TL khác.

- Chúng ta không bao giờ xem xét được hết các mối quan hệ của TL, mà chỉ là một số mối quan hệ chủ yếu giữa các TL cũng như các giá trị cơ bản của chúng để có thể đánh giá GTTL một cách khoa học nhất.

- Vận dụng cụ thể nguyên tắc này trong XĐGTTL thì điều quan trọng đầu tiên là làm rõ các giá trị khác nhau của từng loại TL và chú ý tới khả năng sử dụng TL đó vào các mặt khác nhau của đời sống (như phục vụ công tác nghiên cứu, phục vụ các nhu cầu chính đáng của công dân…).

=> Nguyên tắc được vận dụng trong XĐGTTL được phân tích trên có ý nghĩa rất lớn trong XĐGTTL, các nguyên tắc này không tồn tại độc lập, mà giữa chúng có mối liên hệ mật thiết và hỗ trợ cho nhau. Đó chính là những nguyên tắc được rút ra từ lý luận nhận thức biện chứng trên cơ sở nhận thức và phương pháp của lý luận sử học Mác-xít vận dụng một cách sáng tạo ý nghĩa của các cặp phạm trù triết học (nội dung-hình thức, bản chất-hiện tượng, cái chúng-cái riêng…). Vận dụng các nguyên tắc trên, các nhà nghiên cứu LTH Việt Nam đã xây dựng nên các phương pháp cụ thể như: phương pháp hệ thống, p2 phân tích chức năng, p2 thông tin, p2 sử liệu học…).

Các phương pháp

Phương pháp nói chung và các phương pháp được vận dụng trong XĐGTTL không phải là những bước đi cụ thể trong việc XĐGTTL, mà nó chỉ là những phương pháp mang tính chỉ dẫn cho công tác XĐGTTL. Phương pháp ở đây được hiểu như là tổng hợp các biện pháp hay các thủ pháp nghiệp vụ.

1. Phương pháp hệ thống:

- Phương pháp này có vai trò rất quan trọng trong nhận thức khoa học. Hiện nay, phương pháp này được áp dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực khoa học (cả KH XH-NV lẫn KH tự nhiên).

Hệ thống: Nói chung là một tập hợp các đối tượng hoạt động trong một giới hạn nhất định, có mối liên hệ qua lại với nhau, nhưng không phải bất kỳ một yếu tố riêng lẻ nào cũng có thể tập hợp thành một hệ thống, mà chúng chỉ có thể hợp thành một hệ thống thực sự và là một cơ chế hoạt động được khi các yếu tố đó tác động qua lại với nhau theo một trật tự nhất định.

Trong LTH, phương pháp hệ thống được các nhà nghiên cứu LTH Xô-viết nghiên cứu và vận dụng vào công tác LT đầu những năm 60 của TK20. Nội dung của phương pháp này này cho phép xem xét giá trị đói với TL hình thành trong một hệ thống các CQ nhất định. Trong hệ thống đó, TL hình thành trong quá trình hoạt động của CQ có vị trí càng cao thì càng có giá trị. Cụ thể là trong hệ thống các CQ đó, các CQ càng cao thì càng hình thành nhiều TL với các nội dung càng đa dạng, phong phú.

Phương pháp này lưu ý khi xem xét GTTL của những CQ trong cùng hệ thống thì bao giờ cũng phải quan tâm chú ý một cách đầy đủ, đúng mức tới các CQ có thứ bậc cao hơn trong hệ thống đó.

2.PP phân tích chức năng:

- Là phương pháp XĐGTTL dựa vào kết quả phân tích chức năng, ý nghĩa của CQ, đơn vị hình thành nên TL và chức năng của mỗi loại TL được hình thành trong quá trình hoạt động của CQ đó.

- Phương pháp này là những nghiên cứu của những ngành KHXH như: Hành chính học, luật học, khoa học quản lý… đều chỉ ra rằng, CQ nhà nước ở vị trí càng cao trong hệ thống các CQ đó thì TL sản sinh ra càng nhiều và thông tin càng phong phú và đa dạng, có giá trị hơn so với TL của các CQ khác.

- Nếu chỉ vận dụng nguyên tắc này một cách máy móc thì chỉ đưa lại những kết quả phiến diện. Tính máy móc thể hiện ở chỗ nếu chúng ta chỉ chú ý đề cao giá trị và lựa chọn bảo quản TL trong các CQ có vị trí cao mà bỏ qua hoặc coi nhẹ GTTL trong các CQ ở cấp thấp hơn.

- Thực tế đã cho thấy, có thể ở các CQ mà chức năng, phạm vi hoạt động nhỏ, nhưng TL hình thành ra đôi khi lại có giá trị không nhỏ. VD: những TL hình thành trong quá trình hoạt động ở những CQ đóng trên các địa bàn quan trọng, hải đảo, biên giới và các địa danh chính trị khác…

- Phương pháp phân tích này có mối quan hệ biện chứng với phương pháp hệ thống (tác động qua lại, bổ sung cho nhau), chúng ta phải vận dụng linh hoạt 2 phương pháp này.

- Vận dụng phương pháp này, chúng ta nghiên cứu và xây dựng nên các tiêu chuẩn để XĐGTTL: tiêu chuẩn ý nghĩa nội dung của TL, tiêu chuẩn ý nghĩa của CQ, đơn vị hình thành phông…

3. Phương pháp thông tin:

- Xét dưới góc độ thông tin một cách đơn thuần, giá trị của TLLT chính là giá trị của các thông tin chứa đựng trong các TL mà chúng có thể mang lại cho nhà quản lý hoặc cho người nghiên cứu sử dụng cho các mục đích khác nhau.

- Giá trị thông tin trong TLLT chủ yếu là giá trị về tính chính xác, tính đầy đủ và tính mới mẻ của các thông tin do TL mang lại trong quá trình nghiên cứu và giải quyết  những vấn đề do thực tiễn đặt ra. Một TL có thể cung cấp thông tin chính xác cho người nghiên cứu, nhưng nó cũng có thể cung cấp thông tin về mặt hình thức thể hiện trong văn bản. Giá trị của thông tin trong TL còn được xem xét dựa trên nhu cầu sử dụng thong tin qua từng giai đoạn và những TL nào có tính chính xác cao thì sẽ không bao giờ mất đi giá trị sử dụng.

- Quan điểm chung về thông tin cho rằng, thông tin có thể bị cũ dần và những thông tin đã cũ thì có thể không cần sử dụng nữa. Nhưng đứng dưới góc độ LT học thì thông tin chứa đựng trong TLLT càng cũ, càng xa thì lại càng có giá trị (về mặt sử liệu) đối với việc nghiên cứu các hiện tượng hoặc sự kiện lịch sử.

-> Sử dụng phương pháp thông tin trong XĐGTTL cần lưu ý ở chỗ, giá trị của thông tin không phải bao giờ cũng tỷ lệ thuận hoặc lệ thuộc vào khối lượng của TL. Khối lượng thông tin trong TL càng lớn thì nhiệm vụ lựa chọn các thông tin có độ tin cậy cao cũng trở nên phức tạp. Giá trị thông tin nói chung, cũng như thông tin trong văn kiện nói riêng không tồn tại một cách riêng rẽ, mà thường gắn với các nhân tố của hệ thống xác định trong các CQ sử dụng chúng (thông tin). Nghĩa là giá trị của thông tin vẫn luôn  chỉ được làm sáng tỏ khi xét chúng là một phương tiện trong một hoạt động xác định.

Phương pháp này giúp cho việc lập các bảng kê TL cần thu thập vào các LT Nhà nước và trong các bảng kê đó thì không có thông tin bị trùng lặp, những TL có mặt trong những hệ thống CQ thì thông thường được lưu giữ ở CQ có chức năng quan trọng có nhiệm vụ trực tiếp đến việc sử dụng các thông tin được phản ánh trong văn kiện.

4. Phương pháp phân tích sử liệu học:

- TLLT là một nguồn sử liệu có giá trị cùng với những nguồn sử liệu khác (như TL phim ảnh, hiện vật, dân tộc học, ngôn ngữ học, TL điền dã…). Việc nghiên cứu các nguồn sử liệu đòi hỏi phải nghiên cứu xây dựng nên các phương pháp khoa học: phương pháp xác minh độ chính xác, phương pháp xác minh thời gian, phương pháp xác minh địa điểm hình thành TL, xác minh nội dung thông tin chứa đựng bên trong TL… để chỉ ra độ chính xác. Vì vậy, việc nghiên cứu một cách đầy đủ và sâu sắc những vấn đề về phê phán sử liệu học sẽ hỗ trợ đắc lực cho quá trình XĐGTTL nhằm lựa chọn được những TL chính xác nhất, giá trị nhất để bảo quản trong các LT khác nhau.

- Giữa sử liệu học và lý luận XĐGTTL có mối quan hệ hữu cơ với nhau, đó là trong khi góp phần làm sáng tỏ những vấn đề cơ bản trong quá trình lựa chọn TL thì cũng đồng thời góp phần tăng thêm và phát triển mạnh mẽ lý luận của sử liệu học.

Các tiêu chuẩn XĐGTTL:

KN: Từ những nguyên tắc các các phương pháp phân tích ở trên trong XĐGTTL mang tính định hướng thì chúng ta còn nghiên cứu xây dựng nên các tiêu chuẩn được sử dụng như những thước đo cụ thể để XĐGT cho TL. Tiêu chuẩn chính là thước đo để đánh giá (đo lường) một đối tượng nào đó.

- Tiêu chuẩn luôn ảnh hưởng tới chất lượng cuối cùng của bất kỳ một công việc nào. Việc xác định đúng đắn những tiêu chuẩn dùng để đánh giá sẽ có tác dụng rất lớn hoặc ngược lại sẽ có những tác hại lớn trong hoạt động thực tiễn.

- Nội dung của các tiêu chuẩn được hình thành trên những yếu tố mang tính khách quan và đều có thể thay đổi thực tiễn của cuộc sống XH.

- Việc xác định các tiêu chuẩn không phải là ngẫu nhiên, mà chủ yếu dựa trên các yêu cầu chính như sau:

+ Phải có cơ sở lý luận khoa học

+ Phải phù hợp với trình độ thực tiễn của chính XH đó

+ Phải có khả năng ứng dụng vào thực tiễn công việc.

1. TC về ý nghĩa nội dung của TL:

- Đây là tiêu chuẩn quan trọng nhát và được vận dụng thường xuyên nhất trong công tác XĐGTTL. Nhìn dưới góc độ chung nhất thì các TL mang nội dung có ý nghĩa nhất là những TL phản ánh về chủ trương, đường lối của Đảng, Nhà nước, những TL phản ánh quá trình và kết quả thực hiện những chủ trương, đường lối đó vào trong thực tế.

- Nhìn trong phạm vi cụ thể, thì phải xem xét các TL đó trong mối quan hệ với CQ hình thành nên TL về các mặt: chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của CQ đã tạo nên những TL đó.

- Nói ý nghĩa nội dung của TL mà không nói tính chất nội dung của TL là vì không phải bao giờ và không phải ở đâu mọi TL có nội dung thì đều có ý nghĩa như nhau (có thời hạn bảo quản như nhau). Do đó khi xem xét nội dung của TL để quyết định thời hạn bảo quản chúng thì phải chú ý nội dung TL ấy có phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của CQ hay không.

- Khi xem xét giá trị của TL, cần phải đặt TL được xem xét trong một hệ thống hoặc trong tương quan với các nhóm TL khác ở trong phông để có thể thấy được giá trị thực của chúng. Bởi lẽ có những TL nếu đứng một mình thì có thể không có giá trị hoặc ít giá trị, nhưng nếu đặt nó trong một hệ thống thì giá trị của nó sẽ được đánh giá một cách khách quan hơn.

- Cũng có trường hợp một TL có thêm mọt giá trị mà nhờ xem xét nội dung của nó có thể nghiên cứu làm sáng tỏ hơn một sự kiện khác.

-> Tiêu chuẩn ý nghĩa nội dung của TL là một tiêu chuẩn quan trọng để XĐGTTL của tất cả TLLT được sản sinh ra ở bất kỳ CQ nào và thời gian nào. Bản chất rõ ràng nhất của tính chất này chính là nội dung thông tin chứa đựng bên trong TL. Tuy nhiên bên cạnh việc căn cứ vào nội dung TL thì phải chú ý đến ý nghĩa của chúng qua hoạt động thực tiễn.

2. Tiêu chuẩn về sự lặp lại thông tin trong TL:

- Trong hoạt động của một CQ có nhiều TL được hình thành dựa trên cơ sở sử dụng những thông tin chứa đựng ở trong những TL khác, do đó có thể xuất hiện những TL có thông tin bị lặp lại yêu cầu những người lựa chọn TL phải có thái độ xử lý khoa học. Có 2 dạng chính về hiện tượng lặp lại thông tin:

+ Có thể do yêu cầu của hoạt động quản lý thì CQ đã sao chụp toàn bộ TL từ một bản chính thành nhiều bản khác nhau cho các bộ phận có liên quan để nghiên cứu và giải quyết (thông tin lặp lại hoàn toàn)); cũng có thể gọi lặp lại thông tin về mặt hình thức. Nó chính là những bản sao.

Cách xử lý đối với dạng này: Ưu tiên lựa chọn bản chính, bản gốc (nếu không còn bản chính, bản gốc thì giữ lại bản sao có giá trị như bản chính). Trong một số trường hợp đặc biệt, những bản chính có thông tin quý hiếm có giá trị sử dụng cao thể hiện qua tần suất sử dụng thì có thể lưu giữ cả bản gốc, bản chính hoặc bản sao đẻ làm bản bảo hiểm tránh cho việc sử dụng bản gốc, bản chính quá nhiều dẫn đến hư hại TL.

+ Có thể TL được hình thành từ thông tin có liên quan ở trong những TL khác (có thể được trích dẫn mọt phần hoặc dưới hình thức tổng hợp về mặt thông tin, số liệu). Trường hợp này gọi là sự lặp lại thông tin một phần. Hình thức cụ thể của dạng này có thể là các báo cáo tổng hợp, báo cáo tổng hợp số liệu thống kê.

Cách xử lý đối với dạng này: Ưu tiên giữ lại những TL tổng hợp và thời hạn bảo quản với những loại TL này bao giờ cũng có thời hạn bảo quản cao nhất. Tuy nhiên trong một số trường hợp đặc biệt thì có thể giữ lại cả những TL bị tổng hợp.

Tình huống TL có thông tin lặp lại có thể xảy ra trong cùng 1 phông, chỉ cần lưu giữ VB đó ở đơn vị có trách nhiệm thi hành chủ yếu. Cũng có trường hợp TL có thông tin trùng lặp ở nhiều phông, đòi hỏi việc xem xét giữ lại tuỳ thuộc vào nhu cầu thực tế của việc sử dụng TL đó.

3. Tiêu chuẩn  về hiệu lực pháp lý của TL:

- Đây là tiêu chuẩn quan trọng vì TLLT muốn trở thành nguồn sử liệu tin cậy thì phải có đầy đủ những yếu tố thong tin để đảm bảo cho nội dung thông tin bên trong của TL.

- Hiệu lực pháp lý của TL được thể hiện ở 2 mặt: nội dung và hình thức. Về mặt hình thức chính là các yếu tố thông tin đảm bảo cho tính hợp pháp của TL (tác giả, tên loại, chữ ký, con dấu…); những TL nào thiếu những yếu tố thông tin này thì không thể lưu giữ lại, trừ những trường hợp đặc biệt.

- Đối với  những TL mà hiệu lực pháp lý được quy định ngay trong nội dung VB (VD như các bản hợp đồng, các bản hiệp định, bản án…) thì thời hạn bảo quản của chúng thường cao hơn thời hạn có hiệu lực của văn bản).

4. TC tình trạng vật lý của TL:

- Tiêu chuẩn này được vận dụng để xem xét giá trị của các TL mà vì một lý do nào đó bị hư hỏng gây nên những khó khăn nhất định cho việc sử dụng (rách nát, mờ nhoè…). Đối với những TL này, nếu chúng còn giá trị sử dụng cao thì có thể được phục chế hoặc sao chụp lại. Đối với những TL quá rách nát, mờ chữ mà không phục chế được thì buộc phải tiêu huỷ, nhưng phải trên cơ sở đồng ý của một Hội đồng XĐGTTL. Hiện tượng này thường gặp trong các LT ở Việt Nam do điều kiện thời tiết khắc nghiệt, do điều kiện bảo quản không đảm bảo cho công tác bảo quản an toàn TL.

5. Tiêu chuẩn về ngôn ngữ, kỹ thuật chế tác và đặc điểm bề ngoài của TL:

- Tiêu chuẩn này chủ yếu được áp dụng đối với những TL có niên đại cách xa ngày nay nhiều hơn là được vận dụng để XĐGT đói với những TL hiện đại.

- Giá trị của TL trong nhiều trường hợp được thể hiện qua ngôn ngữ, kỹ thuật chế tác và các đặc điểm bề ngoài, đặc biệt là TL cổ.

- Đối với những TL có đặc điểm bề ngoài phản ánh tính chất lịch sử của một giai đoạn nhất định thì dù nội dung của chúng có thể ít giá trị hoặc đơn giản, nhưng chúng lại có giá trị lớn về văn hoá thì có thể được lưu giữ ở các LT nhà nước.

- Đặc điểm bề ngoài TL còn được thể hiện qua bút tích, các ghi chú riêng ở trên TL thường gặp trong các phông LT cá nhân.

- Tiêu chuẩn này chủ yếu được áp dụng đói với các TL cổ và cần được xem xét dưới nhiều góc độ (LTH, sử liệu học, văn hoá học…).

6. Tiêu chuẩn về mức độ hoàn chỉnh và khối lượng của phông:

- áp dụng tiêu chuẩn này đòi hỏi người làm công tác XĐGTTL phải nắm được khối lượng TL của 1 phông. Nếu 1 phông LT mà khói lượng TL không hoàn chỉnh (do mất mát, chiến tranh…), thì có thể giữ lại toàn bộ TL của phông đó, thậm chí giữ cả những TL ít giá trị.

- Việc ưu tiên giữ lại toàn bộ TL của các phông LT không hoàn chỉnh này có những lý do sau: Những phông LT đó có thể được bổ sung qua những lần thu thập đẻ hoàn chỉnh hơn thành phần TL trong phông. Việc giữ lại đó ít nhất cũng phục vụ nhu cầu sử dụng trước mắt.

7. Tiêu chuẩn về Tác giả TL:

- Tác giả TL có thể là CQ hoặc cá nhân sản sinh ra TL.

- Trong quá trình hoạt động của 1 CQ có thể hình thành TL trên cơ sở là TL do chính CQ đó sản sinh ra hoặc do các CQ khác sản sinh ra.

- Vận dụng tiêu chuẩn này trong XĐGTTL thì TL nào do chính CQ sản sinh ra sẽ có giá trj hơn so với các TL khác vì nó phản ánh trực tiếp và chủ yếu nhất chức năng, nhiệm vụ của CQ. Trong số những TL còn lại (cấp trên gửi xuống, ngang cấp gửi đến, cấp dưới gửi lên) thì thường các TL do CQ cấp trên gửi xuống để chỉ đạo hệ thống quản lý của mình là những TL có giá trị cao nhất, sau đó mới đến các CQ ngang cấp và cấp dưới.

- Trong trường hợp TL mà do CQ cấp trên gửi xuống cũng có những cách xử lý khác nhau: Những TL của cấp trên hoặc CQ TW gửi xuống nếu như đẻ chỉ đạo và có liên quan trực tiếp đến chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của CQ thì sẽ được ưu tiên giữ lại hơn các TL khác.

- Thực tế công tác XĐGTTL cho thấy, TL do chính CQ sản sinh ra thường được đánh giá cao nhất, có nghĩa nó được giữ lại nhiều nhất trong toàn bộ thành phần TL của 1 phông LT CQ.

Tiêu chuẩn này cũng được áp dụng cho phông LT cá nhân, TL của những cá nhân nổi tiếng mặc dù có những nội dung đơn giản vẫn được xem xét, bảo quản ở thời hạn vĩnh viễn.

8. Tiêu chuẩn về thời gian và địa điểm hình thành TL:

- Hoàn cảnh ra đời của TL phần nào nói lên được tầm quan trọng của TL và có thể là 1 trong những tiêu chuẩn để kết hợp với những tiêu chuẩn khác khi đánh gí GTTL.

- Thực tế cho thấy, trong nhiều trường hợp, thời gian của TL có thể được xem xét trên 2 phương diện: thời gian xuất hiện của TL và thời gian mà nội dung TL đề cập.

- Vận dụng tiêu chuẩn này, khi xem xét TL càng gần với thời gian xảy ra các sự kiện được nhắc đến trong TL thì càng có ý nghĩa và càng được ưu tiên giữ lại.

- Về thời gian được nhắc đến trong TL cần lưu ý đến những TL liên quan tới những thời kỳ đặc biệt của lịch sử dân tộc. ở những giai đoạn lịch sử này thì TL sẽ được nâng cao hơn 1 bậc về giá trị.

- ở nước ta, mốc cấm tiêu huỷ TL được quy định trong quyết định của HĐBT (nay là Chính phủ) về việc thành lập Phông LTQGVN (1981), NĐ142 (28/2/1963) quy định về công tác công văn giấy tờ và công tác LT đến nay vẫn còn giá trị; Pháp lệnh bảo vệ TLLT (1982), Pháp lệnh LTQG (2001). Theo quy định (1981)  thì TL cấm được tiêu huỷ là trước 1954. Những TL này một phần nội dung của nó có ý nghĩa lớn trong nghiên cứu lịch  sử kháng chiến chống Pháp của toàn dân tộc. Hơn nữa khối lượng TL này còn lại không nhiều.

- Đối với những TL hình thành ở những địa điểm quan trọng của lịch sử dân tộc hoặc ở những vùng trọng điểm của đất nước mà có ảnh hưởng lớn đến đời sống chính trị-xã hội của đất nước hoặc của 1 CQ (như các căn cứ địa kháng chiến, nơi đóng trụ sở của CQ…) thì khi lựa chọn TL để bảo quản trong các LT cần chú ý một cách đúng đắn.

9. Tiêu chuẩn ý nghĩa của CQ hình thành phông TL:

- Tiêu chuẩn này không giống với tiêu chuẩn tác giả TL, vì tác giả TL có thể không phải là CQ hình thành phông.

- Vận dụng tiêu chuẩn này khi xem xét GTTL cần chú ý đến những TL do các CQ có vị trí cao trong tổ chức bộ máy nhà nước sản sinh ra. Các CQ hình thành TL tuỳ theo thứ bậc của nó trong hệ thống CQ nhà nước mà TL có gia trị cao hay thấp.

- Đối với các CQ ở vị trí cao thì TL được sản sinh ra sẽ được lựa chọn nhiều hơn và có thời hạn bảo quản lâu hơn trong các LT so với các CQ ở cấp thấp hơn.

- Theo tiêu chuẩn này, việc lựa chọn TL để nhà nước bảo quản tập trung vào các phông mà CQ tạo nên chúng giữ một vai trò quan trọng trong hoạt động của bộ máy nhà nước và trong đời sống XH nói chung từ cấp TW đến địa phương.

Kết luận: Trong quá trình vận dụng 9 tiêu chuẩn trên trong XĐGTTL thì những người làm công tác XĐGTTL phải hết sức linh hoạt và phải kết hợp các tiêu chuẩn để lựa chọn, quyết định tới số phận TL một cách khách quan, khoa học để có thể phục vụ lợi ích lâu dài của CQ và phục vụ cho mọi nhu cầu của hoạt động XH. Ngoài ra còn có thể căn cứ vào mức độ sử dụng của TL (tần suất sử dụng) để QĐ số phận TL.

Bổ sung TL vào LT

1. KN: Bổ sung TL là căn cứ vào các n.tắc, t.chuẩn để lựa chọn những TL có giá trị từ các nguồn nộp lưu đưa vào bảo quản trong các LT. Bổ sung TL được thực hiện theo những quan điểm và phương pháp tổng hợp, hệ thống trong toàn phông LTQG. Bổ sung TL được tiến hành theo 2 bước cơ bản:

+ Bổ sung TL vào LT hiện hành

+ Bổ sung TL vào LT cố định

(CQ->TL 1 năm->LT hiện hành-> TW 10 năm (địa phương 5 năm)->LT cố định.

2. ý nghĩa:

- Việc bổ sung TL vào các LT trước hết nhằm đảm bảo cho các TL hình thành ra trong hoạt động của các CQ được tập trung bảo quản trong các LT nhất định nhằm tránh tình trạng mất mát, hư hỏng những TL đó.

- Việc bổ sung TL vào bảo quản trong các LT nhằm đảm bảo giữ gìn bí mật của các thông tin chứa đựng trong các TL đó.

- Việc bổ sung TL vào bảo quản trong các LT còn nhằm mục đích tạo ra một nề nếp làm việc trật tự, khoa học.

- Việc bổ sung TL vào bảo quản trong các LT 1 cách đầy đủ sẽ tạo nên một nguồn sử liệu có giá trị để phục vụ cho việc nghiên cứu, tổng kết, đánh giá hoạt động của 1 CQ nói riêng cũng như toàn bộ hệ thống bộ máy nhà nước nói chung.

Các nguyên tắc bổ sung TLLT

1. Nguyên tắc bổ sung TL theo thời đại lịch sử

- TLLT là 1 sản phẩm của lịch sử, được hình thanh ra trong quá trình hoạt động của các CQ cũng như các cá nhân tiêu biểu thuộc các thời kỳ lịch sử khác nhau. Do đó những TL này được coi là 1 sản phẩm tất yếu của lịch sử. Điều này thể hiện trên 2 phương diện chinh sau đây:

+ Về mặt nội dung thông tin chứa đựng trong các TL đều phản ánh các sự kiện, hiện tượng, nhân vật của thời kỳ đó.

+ Về mặt hình thức, các TL này cũng thể hiện rõ thời kỳ lịch sử hình thành ra nó (VD: Tên loại VB, ngôn ngữ, vật liệu làm ra TL đó…). Chính vì thế người ta vận dụng nguyên tắc bổ sung TL theo thời đại lịch sử đẻ tổ chức bảo quản TL cũng như khai thác, sử dụng đối với những TL đó một cách thuận lợi.

- Vận dụng nguyên tắc này ở nước ta, những TL được hình thành ra trước năm 1945 được tập trung bảo quản tại TTLTQG1, còn những TL hình thành ở giai đoạn lịch sử sau này được tập trung bảo quản ở các TTLTQG2, 3 và LT chuyên ngành. Đối với những TL nghe nhìn và TL khoa học công nghệ, trước mắt vẫn bảo quản tại TTLTQG3.

2. Nguyên tắc bổ sung TL theo phông LT:

- Phông LT bao gồm 1 khối TL có liên quan mật thiết với nhau, nội dung của nó phản ánh quá trình hoạt động của CQ, đơn vị hình thành ra chúng. Những TL này liên quan mật thiết với nhau. Vì vậy, nếu để phân tán, xé lẻ sẽ phá vỡ mối liên hệ lịch sử của những TL đó. Cho nên trong quá trình bổ sung TL người ta phải tiến hành bổ sung TL theo phông nhằm đảm bảo tính hoàn chỉnh của khối TL do 1 CQ, 1 cá nhân tiêu biểu hình thành nên.

- Trong quá trình nghiên cứu, người ta bao giờ cũng phải nghiên cứu một cách toàn diện những TL của phông, do đó đòi hỏi khi tiến hành bổ sung TL buộc người ta phải đặc biệt quan tâm đến điều này.

3. Nguyên tắc bổ sung TL theo khối phông LT:

- Theo nguyên tắc này, người ta chia TL theo khối các phông có ý nghĩa trong phạm vi toàn quốc và khối các phông có ý nghĩa từng địa phương, từng khu vực. vận dụng nguyên tắc này khi bổ sung TL, người ta dựa vào những phông có ý nghĩa toàn quốc vào bảo quản ở các LTQG, đối với những phông LT có ý nghĩa trong phạm vi địa phương được bổ sung và bảo quản tại các LT địa phương (VD: các PLT có ý nghĩa trong phạm vi 1 tỉnh, thành thuộc TW được bảo quản tại các TTLT tỉnh). Ngoài ra, đối với những TL đặc thù (khoa học công nghệ, nghe nhìn…) được tập trung bảo quản tại các LT đặc thù.

Xác định nguồn và thành phần TL bổ sung vào LT:

1. KN: Nguồn bổ sung TL cho LT đó là các CQ, các cá nhân tiêu biểu trong quá trình hoạt động tạo ra nguồn TL bổ sung cho các LT.

2. Thành phần TL bổ sung cho LT: Đó là những TL văn kiện được hình thành trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mỗi CQ tạo ra hoặc mỗi cá nhân hình thành nên. Thành phần TL của 1 CQ bổ sung cho LT bao gồm: TL của các CQ cấp trên gửi xuống, cấp dưới gửi lên, các CQ ngang cấp để trao đổi, phối hợp và TL của chính CQ mình sản sinh ra. Trong những nguồn TL đó, phải đặc biệt chú ý đến TL do chính CQ hình thành ra, ngoài ra còn có thể có mọt số TL của cá nhân gửi đến.

Tổ chức bổ sung TL vào các LT

1. Xây dựng kế hoạch bổ sung TLLT:

- Phải chỉ rõ nguồn bổ sung, tức là xác định rõ các CQ, tổ chức, các đơn vị trong quá trình hoạt động tạo ra khói TL thuộc thẩm quyền thu thập, bổ sung vào 1 LT nhất định.

- Phải chỉ rõ thành phần TL bổ sung vào các LT, trong đó cần chỉ rõ các loại hình TL được hình thành trong quá trình hoạt động của CQ, đơn vị (TL cấp trên, dưới, ngang và quan trọng là chính TL của CQ sản sinh ra).

- Các bước tiến hành: Để tiến hành bổ sung TL và LT một cách chủ động, đảm bảo chất lượng ca TL, thì cần phải tiến hành theo một số bước sau đây:

+ Bước 1: Hàng năm CQ lập danh mục các CQ thuộc quyền nộp lưu, chú ý đến việc thành lập mới hoặc sáp nhập, tách các CQ, đơn vị hình thành những tổ chức mới.

+ Bước 2: Trên cơ sở xác định các CQ, đơn vị là nguồn nộp lưu, tiến hành lập bảng kê thành phần TL được hình thành ra trong quá trình hoạt động của CQ đó.

+ Bước 3: Cuối năm, căn cứ vào quy định của Nhà nước, những TL nào được giải quyết xong ở văn thư thì chuyển giao vào LT hiện hành; đối với những TL có gí trị lịch sử thì cũng theo quy định của Nhà nước chuyển giao vào LT cố định theo thẩm quyền của những LT đó.

2. Hướng dẫn các CQ tiến hành bổ sung TLLT:

- Căn cứ vào các quy định chung của nhà nước để làm căn cứ (cơ sở) hướng dẫn các CQ tiến hành việc bổ sung TL vào các LT.

- Căn cứ vào các quy định cụ thể của CQ (quy chế làm việc)

- Kiểm tra những TL trước khi chuyển giao vào LT nhằm đảm bảo cho các TL có chất lượng và tránh tình trạng bỏ sót hoặc để lẫn lộn TL của đơn vị này với đơn vị khác.

Sưu tầm Trần Vũ Thành

About these ads

Gửi phản hồi

Mời bạn điền thông tin vào ô dưới đây hoặc kích vào một biểu tượng để đăng nhập:

WordPress.com Logo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản WordPress.com Log Out / Thay đổi )

Twitter picture

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Twitter Log Out / Thay đổi )

Facebook photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Facebook Log Out / Thay đổi )

Google+ photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Google+ Log Out / Thay đổi )

Connecting to %s